Akékoľvek stretnutie alebo projekt je úspešnejší, ak sú úlohy pridelené počas stretnutia a ukončené mimo stretnutia. Sledovaním jednoduchého vzorca 3W (Čo, kto a kedy) pre akcie na stretnutie sa zvyšuje šanca, že produktívna práca bude dosiahnutá mimo časového stretnutia a včas. Správne priradenie akcií môže znížiť problémy súvisiace s pokračovaním. Pridelenie dobrej akcie pomôže pri testovaní dobrých nápadov a riešení problémov, ako aj pri vykonávaní akýchkoľvek rozhodnutí, ktoré boli prijaté počas stretnutia.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Papier alebo tabuľka značky
-
Pero alebo suché vymazanie značiek
Pred skončením stretnutia overte všetky akcie, ktoré boli zistené počas stretnutia, a zistite, či sú potrebné aj ďalšie úlohy. Začnite s WHAT sú akcie. Spýtajte sa skupiny "Aké kroky potrebujeme, aby sme dosiahli skvelé výsledky projektu?" To pomáha skupine pochopiť, čo je potrebné urobiť a prečo je to dôležité pre projekt alebo tím. V znení položky akcie použite akčné slovesá a buďte pripravení poskytnúť určité podrobnosti o tom, čo je skutočne potrebné na správne dokončenie akcie.
Potom sa presuňte na WHO, keby ste robili každú akciu tým, že by ste sa pýtali skupiny "Kto sú najlepší ľudia, aby tieto kroky urobili?" Každá akcia musí byť daná niekomu, alebo sa to neurobí. Tento Kto je členom tímu alebo projektu, ktorý súhlasí s tým, že bude zodpovedný za všetky činnosti potrebné na vykonanie priradenej činnosti. Akciu možno prideliť najkvalifikovanejšej osobe alebo podskupine, alebo sa niekto na stretnutí môže dobrovoľne podieľať na akcii. Ak je akcia pridelená niekomu mimo stretnutia, niekto na stretnutí by mal byť zodpovedný za vysvetlenie priradenej akcie osobe, ktorá nie je na stretnutí.
Zrušte časť WHEN skôr, ako odskočíte akcie a začnete s odkladaním. Spýtajte sa skupiny "Kedy sú tieto kroky potrebné, aby sme mohli dokončiť naše projekty včas?" Dátum splatnosti pre každú akciu by mal byť skutočný kalendárny dátum, kedy musí byť akcia ukončená pre tím alebo projekt, aby vykonali svoju prácu. Toto by sa nikdy nemalo ponechať prázdne ani napísané ako ASAP, pretože dátum zaisťuje, že niekto je zodpovedný za to, že koná včas. Priradením dátumu osoba, ktorá podnikne akciu, bude môcť naplánovať novú úlohu s inou prácou a bude schopná určiť, či môže existovať platný dôvod, prečo by akcia nemusela byť dokončená podľa požadovaného dátumu skupiny skôr, ako je príliš neskoro.
Po stretnutí umiestnite akcie 3W do záznamov o stretnutiach a rozošlite ich každému, kto sa zúčastnil schôdzky, alebo kto prijal akciu. Dokumentuje to všetky akcie a koho je zodpovedný, ako aj keď sú činy potrebné.
Tipy
-
Ak sa má uskutočniť následná schôdza, po uplynutí tejto pripomienky sa na túto schôdzku uveďte všetky akcie, ktoré sú k tomuto dňu splatné, ako aj obvyklé detaily stretnutia.
