Ručné písanie účtenky sa môže zdať staromódne alebo dokonca náročné, ale zákazníci oceňujú skutočnosť, že ste vynaložili toto mimoriadne úsilie, aby ste zabezpečili, že majú záznamy o svojich výdavkoch. Dokonca aj podniky s automatizovanými pokladničkami niekedy zažívajú výpadky elektrickej energie a zlyhania internetových služieb. Namiesto toho, aby ste stratili podnikanie, môžete písať potvrdenie o predaji tovaru ručne, ak neobchodujete vo veľkoobjemových nákupoch.
Prečo poskytovať príjmy?
Poskytovanie presných príjmov má mnoho výhod pre vašich zákazníkov a vy, obchodníka. Táto prax chráni vašu povesť obchodníka alebo poskytovateľa služieb. Predajná informácia, ktorú ste poskytli, ukazuje zákazníkovi, že dostali všetky tovary a služby, ktoré si zakúpili, za správnu cenu. Príjem dokladuje aj preferencie konkrétneho zákazníka. Sledovanie predvolieb zákazníkov a modelov nákupu vám pomáha sledovať inventár a naplánovať zásoby.
Okrem toho, že zachováva súlad s IRS a priemyselnými normami, poskytovanie presných potvrdení tiež robí nasledujúce:
- Chráni svojich zamestnancov pred falošnými obvineniami z nespravodlivých alebo nečestných postupov.
- Prax uľahčuje riešenie sporov.
- Poskytovanie potvrdení pomáha stanoviť dátumy začiatku a uplynutia záruky.
Ako napísať potvrdenie o platbe
Na účely IRS musí každý doklad o zaplatení nákladov na podnikanie obsahovať deň, mesiac a rok, v ktorom sa transakcia uskutočnila, zoznam všetkých kúpených položiek alebo poskytnutých služieb a celková zaplatená suma. Priemyselné štandardy pre podniky vyžadujú, aby ste zahrnuli aj obchodné meno a kontaktné informácie spolu s platobnou metódou, či už hotovosťou, šekom, prevodom peňazí, kreditnou kartou alebo elektronickým prevodom finančných prostriedkov.
Sú príjmy právnou požiadavkou?
V mnohých štátoch majitelia nehnuteľností musia písomne doručiť potvrdenie o náhrade, ak o to požiada ten nájomca bez ohľadu na to, aký spôsob platby používa nájomca. Niektoré štáty vyžadujú iba príjmy za nákupy nad určitú čiastku v dolároch. Dokonca aj v meste, ktoré nemá takéto zákonné požiadavky, však najlepšia priemyselná prax vyžaduje, aby ste poskytli potvrdenie o každej transakcii. Jednoduchý "Chcete mať potvrdenie?" spĺňa akékoľvek zákonné alebo priemyselné záväzky v tých štátoch, ktoré od nich nevyžadujú poskytnutie.
Aký je význam dokladu o platbe?
Doklad o zaplatení zahŕňa pôvodný doklad o kúpe, zrušené šeky, bankové výpisy a výpisy z kreditnej karty. Stránka s potvrdením transakcie alebo potvrdzujúcim e-mailom môže byť tiež dokladom o platbe, ak obsahuje dátum, zoznam všetkých zakúpených položiek alebo služieb a konkrétny spôsob platby, ktorý bol použitý na dokončenie nákupu.
Ako ručne zapisovať príjem platby
Či už používate šablónu potvrdenia alebo nie, postupujte podľa týchto krokov a napíšte potvrdzujúci doklad:
- Napíšte číslo potvrdenia v pravom hornom rohu potvrdenia. Ak chcete zákazníkovi poskytnúť rovnaké číslo transakcie, začnite s číslom 001 a pokračujte odtiaľ. Pokiaľ súčasťou sú aj dnešné dátumy, môžete použiť nasledujúce čísla nasledujúci deň.
- V ľavom hornom rohu napíšte meno firmy a kontaktné informácie. Zahrňte firemný telefón, fax, e-mailovú adresu a webové stránky spolu s pracovným časom. Nielen, že tieto informácie pomôžu zákazníkovi zistiť, či nákup bol alebo nie je nákladom na podnikanie, ale zákazník môže preniesť vašu adresu a hodiny prevádzky na priateľov a rodinu.
- Preskočte riadok a začnite uvádzať všetky zakúpené položky spolu s krátkym popisom každého z nich a končiac nákupnou cenou položky úplne vpravo.
- Pred odpočítaním všetkých kupónov poskytnite celkovú celkovú cenu. Potom zoberte akékoľvek zľavy a poskytnite novú sumu. Pridať daň z predaja. Pridajte aj dodacie a manipulačné poplatky, ak nejde o nákup v obchode.
- Nakoniec napíšte použitý spôsob platby a meno zákazníka na poslednom riadku dokladu o zaplatení alebo kdekoľvek sa hovorí "prijaté od." Dajte zákazníkovi jednu kópiu a druhú zadržte pre svoje záznamy.
