Existuje mnoho typov písomnej komunikácie používaných v podnikaní. Spoločnosti používajú písomnú komunikáciu, aby poučili zamestnancov o firemnej politike, informovali zákazníkov o produktoch a službách a informovali investorov o firemných stratégiách. Kľúčom k písaniu efektívnej obchodnej komunikácie je prispôsobenie správy cieľovému publiku. Napíšte jasným, jednoduchým a stručným spôsobom, aby ľudia ľahko pochopili vašu správu.
e-maily
E-maily sú najčastejšou formou písomnej obchodnej komunikácie, podľa štartovacej webovej stránky Startupbizhub. Profesionálni pracovníci používajú e-maily na odosielanie dokumentov, nastavenie schôdzí, potvrdenie schôdzok a kontaktovanie uchádzačov o zamestnanie. Aj napriek ich relatívnej nepríjemnosti by vaše emaily mali byť stále profesionálne. Uistite sa, že svoje emaily adresujete všetkým zúčastneným stranám. Ponechanie iba jednej osoby môže brániť efektivite e-mailu. Tiež uveďte konkrétnu tému e-mailu v oblasti "Predmet". Vyhnite sa písaniu dlhých odsekov v e-mailoch. Namiesto toho rozobrať text s kratšími odsekmi a bodkami, podľa časopisu Forbes online.
návrhy
Návrhy sú dokumenty, ktoré načrtávajú nadchádzajúce projekty. Napríklad obchodní poradcovia a reklamné agentúry predkladajú spoločnostiam návrhy na projekty alebo špeciálne úlohy. Marketingový manažér môže predložiť výskumnému a vývojovému oddeleniu návrh na vykonanie výskumu výrobkov. Návrhy majú často len jednu alebo dve stránky. Mnoho spoločností používa na predkladanie návrhov konkrétne formuláre. Uistite sa, že ste jasne identifikovali všetky kroky a úlohy projektu vo svojom návrhu. Zahrňte aj súvisiace náklady na každú konkrétnu úlohu. Napríklad uvádzajte zoznam nákladov na tlač, poštovné a poštovné, ak píšete návrh na projekt priamej pošty.
správy
Správy sú ďalším typom písanej obchodnej komunikácie. Spoločnosti používajú správy na informovanie zamestnancov o rôznych aspektoch podnikania. Napríklad finančné oddelenie bude písať finančné správy na zhrnutie zisku a predaja spoločnosti. Podobne manažér marketingového výskumu môže napísať správu, ktorá zhrnie výsledky prieskumu telefónu zákazníkom. Napíšte svoje prehľady v štruktúrovanom formáte. Uveďte stručnú úvod do vašej správy. Povedzte napríklad vedúcim oddelenia, ako a kedy ste uskutočnili prieskum telefónu zákazníkom. Zahrňte kľúčové ciele, ktoré ste určili pre projekt. Zhrňte svoje zistenia v tele správy. Pridajte grafy a grafy pre objasnenie zložitejších konceptov. Do správy vložte sekciu so súhrnným súhrnom, ktorá zvýrazní kľúčové zistenia alebo výsledky. Okrem toho vždy zahrňte sprievodný list s vašou správou, aby ste ho predstavili manažérom alebo manažérom.
brožúry
Brožúry sú literatúra obsahujúca vaše produkty a služby. Spoločnosti používajú brožúry na predaj výrobkov alebo pomáhajú obchodným zástupcom prostredníctvom predajných hovorov. Spoločnosti vyrábajú brožúry v mnohých tvaroch a veľkostiach. Niektoré brožúry sú veľkosti listov, zatiaľ čo iné sú zložené na polovicu alebo tretinu. Použite farby a obrázky vo svojich brožúrach, ktoré obsahujú vaše hlavné produkty alebo služby. Rozdeľte každú stránku svojej brožúry s dostatkom prázdneho miesta, čo robí brožúru čitateľnejšou.
