Napriek tomu, že písomná komunikácia má niekoľko zrejmých výhod oproti ústnej komunikácii, napríklad jednoznačnosť v zmysle, jednoduchá replikácia a trvalosť, písomná komunikácia nie je vždy najlepšou voľbou pre obchodnú, akademickú alebo osobnú komunikáciu. Pochopenie nevýhod písomnej komunikácie vám umožňuje určiť najlepší spôsob komunikácie pre každú situáciu.
neosobnosť
Písomná komunikácia je menej osobná ako ústna komunikácia, takže je menej vhodná pre emočné správy. Napríklad väčšina ľudí sa domnieva, že dôležité správy, ako napríklad prepustenie, získavanie propagácie, ukončenie vzťahu alebo navrhovanie manželstva by mali byť oznámené osobne. Komunikácia prostredníctvom písania alebo e-mailu je tiež menej efektívna ako osobná komunikácia pri vytváraní osobných vzťahov.
Možnosť nesprávnej komunikácie
Písomná komunikácia nezahŕňa nuansy tónu hlasu alebo výrazu tváre, čím je nesprávna komunikácia pravdepodobnejšia. Humor a sarkasmus sú obzvlášť ťažké vyjadriť v písomnej komunikácii a môžu byť interpretované ako urážky. To prinúti ľudí, aby napísali formálnejší, vážny tón a prispeli k neosobnému charakteru písanej komunikácie.
Nedostatok okamžitej spätnej väzby
Ústna komunikácia vo všeobecnosti generuje okamžitú verbálnu a neverbálnu spätnú väzbu, ktorá často informuje ďalšie poznámky rečníka. Písomnej komunikácii chýba tento dôležitý prvok, a dokonca aj pri niektorých formách digitálnej komunikácie, ako je textovanie alebo okamžité správy, písomné odpovede nemajú spontánnosť ústnej komunikácie. Písomná komunikácia nemôže byť okamžite upravená tak, aby spĺňala potreby publika, objasnila otázku alebo odpovedala na vyvrátenie. Okrem toho, ak dôjde k nesprávnej komunikácii, spisovateľ sa nemusí o tom včas informovať, aby ju opravil.
Náklady, materiály a skladovanie
Písomná komunikácia často trvá dlhšie ako ústna komunikácia, takže môže byť pre podniky príliš nákladná. Okrem toho, tlačené písomné komunikácie vyžadujú tlačiareň, atrament a papier a tiež zaberajú úložný priestor.V mnohých prípadoch musia byť elektronické komunikácie uložené aj napriek tomu, že náklady na takéto ukladanie z hľadiska miesta a nákladov sú oveľa nižšie ako náklady na ukladanie do hardvéru. Bez ohľadu na to, či sa tlačený alebo elektronický materiál skladovaný, môže byť neúmyselne stratený alebo zničený.
zodpovednosť
Trvalosť písomnej komunikácie môže spôsobiť vznik záväzku. Napríklad, zatiaľ čo hovorené poznámky sú ľahko zabudnuté, e-maily, poznámky a iné dokumenty môžu byť použité ako dôkazy na súde, dokonca roky po ich napísaní. Navyše, jednoduchá replikácia písomnej komunikácie spôsobuje, že je rizikovejšia; zatiaľ čo hovorený farebný vtip môže uraziť niekoľko ľudí, napríklad nevhodný e-mail môže byť okamžite odoslaný tisícom príjemcov.
