Správne kancelárske stroje a zariadenia pomáhajú podnikom fungovať ako dobre namazané stroje. Hoci každá firma môže mať špecifické zariadenie určené priemyselným odvetvím, existujú univerzálne technológie pre všetky kancelárske priestory. Každá položka spolupracuje, aby sa zabezpečilo, že povinnosti môžu byť vykonávané interne, čo môže ušetriť čas a peniaze.
Počítače
Počítač môže byť považovaný za najdôležitejšie kancelárske vybavenie. Internet umožnil spojiť ľudí po celom svete, preto je pre riadenie podniku nevyhnutný dobre vybavený počítačový systém. Spoločnosti si môžu vybrať buď PC alebo Mac systémy, na základe preferencie. Dôležité je, že pre celý úrad je vybraný jeden systém, ktorý umožňuje kancelárske siete. Notebooky sú drahšie ako stolné počítače a často sa používajú na prácu z domu.
Kopírovacie stroje a tlačiarne
Či kancelária potrebuje kopírku v plnej veľkosti, alebo len tlačiareň typu "tri in-one" závisí od veľkosti firmy. Väčšina veľkých spoločností má ťažké náklady na tlač a kopírovanie a potrebuje trvanlivosť kopírovacieho stroja v plnej veľkosti, ktorý dokáže tlačiť na diaľku a vytvárať kópie vo veľkom rozsahu. Vysokokvalitné kopírky môžu byť nevyhnutnosťou, ale závisia od podnikania. Malé podniky môžu ušetriť peniaze a kúpiť si malú tlačiareň s funkciami kopírovania a skenovania, ak sa zistí, že veľké množstvo výtlačkov nebude denne vysielané.
Faxy
Úloha faxového prístroja sa v kancelárii znížila so zavedením e-mailov a skenerov, ale štandardné faxové prístroje zostávajú kancelárskymi strižami. Faxové prístroje umožňujú prenášať dokumenty skôr ako čakať na poštu. Štandardné funkcie kancelárskeho faxového prístroja sa môžu líšiť podľa spoločností. Spúšťanie podnikov a tých, ktorí odosielajú viac ako 15 faxov denne, často potrebujú vysokú kapacitu pamäte a rýchlosť odosielania.
Telefónne systémy
Kancelárie majú telefóny, ktoré často obsahujú viacero riadkov a identifikáciu volajúceho. Možnosť hlasitého odposluchu umožňuje uskutočniť konferenčné hovory. Hoci nie každá kancelária má sekretárku, systémy odpovedí zabezpečia, aby zákazníci nikdy nepočuli obsadený signál. Toto sú správy, ktoré sa prehrávajú pri príchode hovoru do úradu a poskytujú volajúcim možnosť, ako smerovať svoje hovory.
