Pri podávaní žiadosti o dotáciu majte na pamäti, že finančná organizácia chce namiesto poskytnutia všeobecného daru podporiť konkrétny projekt. V rámci žiadosti budete často musieť zahrnúť nepriame alebo administratívne náklady ako súčasť odhadu rozpočtu. Je to preto, lebo organizácie poskytujúce finančné prostriedky chcú vidieť väčšinu peňazí na skutočný projekt, a nie na personálne zabezpečenie, ktoré zvyčajne predstavuje hlavnú časť administratívnych nákladov. Pri výpočte administratívnych nákladov zvážte celú dĺžku projektu a jeho potreby od začiatku do konca.
Prečítajte si pokyny týkajúce sa grantov, ktoré predstavujú administratívne náklady. Niektoré granty sú veľmi špecifické o tom, čo musí byť zahrnuté do tohto odhadu, zatiaľ čo iné vám môžu poskytnúť väčšiu voľnosť.
Napíšte pozície zamestnancov, ktoré potrebujete na realizáciu projektu, a ako dlho očakávate, že projekt bude trvať. Zaznamenajte očakávaný platok vedľa každej pozície a náklady na akékoľvek výhody, ako sú prémie za zdravotnú starostlivosť a poistenie náhrad zamestnancov. Napríklad, ak projekt vyžaduje len manažéra po dobu šiestich mesiacov, potom vypočítajte plat a pozície tejto pozície počas šiestich mesiacov.
Zapíšte všetky ostatné administratívne náklady, ktoré očakávate počas projektu, ako to požaduje žiadosť o grant. Môže ísť o prenájom kancelárskych priestorov alebo nákup počítačového vybavenia. Niektoré granty nesmú obsahovať zariadenia ako administratívne náklady. Nepridávajte tieto informácie, ak nie sú súčasťou definície administratívnych nákladov grantového projektu.
Pridajte všetok personál a ďalšie administratívne náklady. Použite tento odhad na rozpočet projektu.
V prípade potreby vypočítajte percento administratívnych nákladov. Rozdeľte administratívne náklady na celkovú odhadovanú cenu projektu, potom túto odpoveď vynásobte 100.
