Ak sa rozhodnete vydať kreditné karty niektorým zamestnancom, musíte zaviesť pravidlá a predpisy upravujúce používanie týchto kariet. Je tiež dobrý nápad vytvoriť súbor procedúr, ktoré pomôžu sledovať výdavky na kreditné karty a udržať výdavky pod kontrolou. Spoločné kreditné karty by sa mali vydávať iba zamestnancom, ktorí ich potrebujú na podnikateľské účely, ako napríklad cestovné alebo kancelárske výdavky. Jedným z ustanovení firemnej kreditnej karty by malo byť, že zneužitie karty bude mať za následok ukončenie.
Osobné použitie
Obchodné kreditné karty môžu poskytovať pohodlný spôsob financovania príležitostných nákupov a služobných ciest, ale predstavujú aj významnú príležitosť na zneužitie. Dobré pravidlá a postupy môžu pomôcť chrániť podniky od zamestnancov, ktorí používajú karty, aby pokryli svoje osobné výdavky, a môžu chrániť zamestnancov tak, že im umožnia vedieť, aké nákupy môžu bezpečne robiť bez obáv z represií.
Jedným zo spôsobov, ako zamestnanci používať firemnú kreditnú kartu na osobné účely, je vydávať karty iba zamestnancom, ktorí vykazujú dobrú finančnú zodpovednosť. To môže vyžadovať vykonanie kreditnej kontroly zamestnancov, ktorí sú považovaní za kartu. Mala by sa vypracovať politika, ktorá zakazuje používanie firemných kreditných kariet na osobné nákupy. S cieľom pomôcť zmierniť toto, by karty mali byť vydávané zamestnancom prostredníctvom spoločnosti a spoločnosť by mala dostávať mesačný účet. Od zamestnancov by sa malo vyžadovať, aby predložili formulár výdavkov, v ktorom uvedú všetky náklady účtované na ich karte. Ak sa výdavková tabuľka nezhoduje so skutočnou faktúrou, môže to byť osobné použitie karty. Tento systém kontrol a zostatkov pomáha zamestnancovi pripomenúť, že je zodpovedný za to, ako sa používa jeho karta.
preapproval
Podniková kreditná karta by sa mala používať iba na obchodné účely, ale keď je zamestnanec na cestách, ktorí bavia klientov, linka medzi podnikateľskými a osobnými potrebami môže byť rozmazaná. Každé použitie firemnej kreditnej karty by malo spoločnosť predbežne schváliť. Pri variabilných poplatkoch, ako sú zábavní klienti, by sa mal prijať protokol, ktorý načrtáva a definuje prijateľné formy zábavy. Pred zábavnými klientmi by mal mať zamestnanec vopred stanovený limit na to, do akej miery spoločnosť zaplatí, pokiaľ ide o poplatky na firemnej kreditnej karte. Poplatky za vopred stanovenú sumu budú zodpovedné zamestnancovi a použitie kreditnej karty v akýchkoľvek neschválených formách zábavy by malo viesť k ukončeniu.
zodpovednosť
Vzhľadom na to, že kreditné karty spoločnosti budú použité iba na schválené firemné účely, môže byť dobrý dôvod, aby s nimi zamestnanci nemohli vykonávať firemné kreditné karty, s výnimkou špecifických účelov. Vydávanie kreditných kariet len na základe potreby môže pomôcť zaistiť, aby na kreditných kartách spoločnosti neboli vykonané žiadne neoprávnené platby.
