Vnútorné kontroly sú politiky a postupy, ktoré spoločnosti používajú na to, aby pomohli predchádzať chybám a podvodom, ktoré môžu zahŕňať krádež, spreneveru, favorizmus alebo matematické chyby vo finančných dokumentoch. Nemusíte byť certifikovaným verejným účtovníkom alebo nemáte finančný titul na zavedenie užitočných interných kontrol vo vašej firme alebo na stanovenie pravidiel pre vašich zamestnancov.
Skontrolujte podpísateľov a oprávnených signatárov
Jednou z najbežnejších vnútorných kontrol pre malé podniky je požiadavka, aby boli kontroly podpísané. To pomáha zabrániť tomu, aby jedna osoba napísala šek na seba alebo schválila nevhodnú platbu. Ak vaša firma píše každý mesiac veľa kontrol, môžete zaviesť politiku, ktorá vyžaduje len dva podpisy na šekoch, ktoré sú viac ako určitá čiastka v dolároch, napríklad 500 USD. Ubezpečte sa, že vo vašej banke máte podpisovú kartu s podpismi oprávnených signatárov. To umožňuje banke skontrolovať podpisy pred zaplatením akejkoľvek šeky.
Bankové vyrovnania
Mnohé podniky zaznamenávajú všetky svoje platby a príjmy v hlavnej knihe, ktorá je záznamom o finančných transakciách spoločnosti. Záznamy v účtovnej knihe sú založené na písomných kontrolách, vyplatenej hotovosti a hotovosti, elektronických vkladoch alebo prijatých platbách kreditnou kartou. Ak chcete pomôcť identifikovať chyby v matematike a podvodné záznamy, vykonajte každý mesiac zúčtovanie bánk a porovnajte výpis z účtu s hlavnou účtovnou knihou. Váš bankový výpis bude obsahovať všetky vklady, ktoré ste urobili alebo prijali elektronicky, a zobraziť všetky platby, ktoré ste vykonali. Bude tiež zahŕňať všetky zaplatené bankové poplatky, ktoré vám umožnia zahrnúť do svojej hlavnej knihy.
Postupy verejného obstarávania
Aby ste pri kúpe dosiahli čo najväčšiu hodnotu, vytvorte vnútornú kontrolu, ktorá nastavuje pravidlá nákupu. Toto môže zahŕňať len použitie schválených dodávateľov, ktoré vyžadujú konkurenčné ponuky od dodávateľov alebo vykonanie cenovej kontroly viacerých dodávateľov pred výberom jedného dodávateľa. Môže to zahŕňať požiadavku správcu kancelárie skontrolovať ceny online vo viacerých kancelárskych predajniach pred objednávaním kancelárskych potrieb, nábytku alebo iného vybavenia.
Politiky úhrady
Vytvorte formálnu politiku výdavkov zamestnancov, ktorá pomôže znížiť vysoké náklady na cestovanie, ubytovanie, zábavu a stravu. Ak povolíte zamestnancom, aby si pri účasti na konferenciách alebo obchodných prehliadkach mohli rezervovať svoje vlastné cestovanie a ubytovanie, mohli by rezervovať lety a izby, ktoré si zarábajú za tie najdôležitejšie body, než aby si vybrali najnižšie rezervácie. Vyžadovať, aby všetky cestovné výdavky boli vopred schválené školiteľom a aby všetky formuláre na náhradu výdavkov zahŕňali príjmy.
audity
Posúdenie nákupov, finančných záznamov, časových hárkov, výdavkov a iných obchodných aktivít treťou stranou môže pomôcť vyhľadať a znížiť chyby a podvody. Interné audity umožňujú jednému zamestnancovi alebo oddeleniu, aby si prezreli prácu iného. Externé audity prinášajú externému dodávateľovi alebo firme, aby preskúmali prácu Vašich zamestnancov. To môže zahŕňať prijatie certifikovaného verejného audítora, ktorý bude každý mesiac alebo štvrťrok kontrolovať vaše knihy. Vykonanie kontroly inventára vám môže pomôcť skontrolovať, či máte problém s krádežou, nadmerným doručením alebo zlomením.
