Je tu niečo ešte viac zmätené, než sa do prvého pracovného dňa práve dostanete do novej kancelárie a neviete, čo by ste mali robiť, oveľa menej kde nájsť kúpeľňu? S trochou plánovania (a dlhú spomienku na to, aké to bolo byť sami nováčikom), môžete navrhnúť príručku zameranú na zamestnancov, ktorá umožní, aby sa prvý časovač cítil ako doma.
Určite účel a rozsah príručky. Je to chodiť nováčikom prostredníctvom podrobného procesu vykonávania konkrétnych úloh? Má ju predstaviť v histórii a politike spoločnosti, v pravidlách vhodného správania a v štandardných formulároch a postupoch v súvislosti s dochádzkou, dovolenkou a práceneschopnosťou? Alebo je to kombinácia oboch?
Prečítajte si zoznam tém, ktoré sa majú zahrnúť do príručky, a zistite, či chcete napísať celú príručku sami alebo delegovať jej časti na znalých pracovníkov. Toto rozhodnutie bude založené na zložitosti práce, ako aj na tom, ako často bude potrebné manuálne aktualizovať manuál, aby udržal krok s rastom spoločnosti a zavedením nových technológií.
Zbierajte a kopírujte existujúce dokumenty, ktoré sa majú zahrnúť do príručky. Patria sem napríklad pracovné špecifikácie pre pozíciu nového zamestnanca, štandardizované formuláre, vyhlásenie o poslaní spoločnosti a / alebo poslednú výročnú správu, organizačnú tabuľku, kancelársky plán, zoznam zamestnancov spolu s ich titulmi a ich kancelársky telefón čísla, politiky sexuálneho obťažovania a možno kópiu najnovšieho firemného bulletinu.
Určte, ktoré témy je potrebné napísať od začiatku. Napríklad zamestnanci, ktorí sú nielen noví, ale aj noví do mesta, ocenia zoznam blízkych reštaurácií, obchodov a pošty. Ak existujú nepísané tradície, ktoré by boli zaujímavé pre začínajúcich ľudí, bolo by dobré ich spomenúť. Napríklad, možno tam je rozdelenie potluck koná raz mesačne mesiac osláviť narodeniny, alebo možno tam je on-site joga triedy, ktorá sa stretáva každý piatok počas obednej hodiny.
Požiadať o radu od niektorých vašich naposledy prijímaných zamestnancov. Opýtajte sa, aké materiály by boli užitočné na ich prvý deň a ako šli nájsť informácie, ktoré potrebujú.
Zahrňte uvítací list od vedúceho zamestnanca alebo dokonca od prezidenta spoločnosti. Tento list by mal povzbudzovať príjemcu, aby prispieval k nápomocu v príručke, ak vidí spôsob, akým môže byť obsah vylepšený a / alebo rozšírený.
Vysvetlite pravidlá toho, čo predstavuje vhodné kancelárske správanie. Možno budete chcieť zahrnúť zákazy napríklad na používanie kancelárskych telefónov na osobné hovory, surfovanie po internete, odosielanie externých e-mailov alebo riadenie firemného vozidla, aby ste mohli viesť objednávky. Ak je pracovný stôl alebo kancelária zamestnanca v očiach zákazníkov a návštevníkov spoločnosti, budete musieť tiež stanoviť pravidlá, pokiaľ ide o umelecké diela, rastliny, kancelárske predmety, fotografie, rádiá atď.
Definujte, aký je obliekací kód spoločnosti.
Usporiadajte všetky materiály v 3-kruhovom viazaní, ktoré môžete dať zamestnancovi v prvý deň práce.
Prijímajte ďalšie dvojice očí, aby ste dôkladne skontrolovali obsah.
Zahrňte prihlasovací list, aby zamestnanec uznal, že obdržal príručku orientácie a že bude zodpovedná za preskúmanie všetkých materiálov v rámci.
Tipy
-
Vzhľadom na to, že príručku pre zamestnancov možno považovať za prebiehajúcu prácu, môžete zvážiť vytvorenie online verzie, do ktorej budú mať všetci zamestnanci prístup a ak je to potrebné, obnovia svoje spomienky na firemné pravidlá. Ak je to praktické, každý zamestnanec vo vašej organizácii musí pripraviť individuálne príručky, ktoré by riešili všetky svoje povinnosti. Nie je vhodné len, aby ste mali po ruke časovo úsporný výcvikový nástroj vtedy, keď oznámia, ale aj umožňujú dočasnému personálu ľahko vyplniť, ak zamestnanec ide na dlhú dovolenku alebo je v nemocenskej dovolenke.
Výstraha
Nikdy nezanedbajte dôležité kroky z vysvetlenia, ako vykonať úlohu. Dokonca aj niečo také jednoduché ako to, že sa hovorí, kde je tlačidlo "na" umiestnené na stroji alebo v ktorej zásuvke sú uchovávané určité dokumenty, bude mimoriadne ocenený.
