Dobrovoľníci sú životnou krvou neziskovej organizácie. Mnohé neziskové organizácie nemajú dostatok personálu na efektívne fungovanie organizácie, takže dobrovoľníci vyplnia medzeru. Organizácie, ktoré rozvíjajú a zdôrazňujú politiky a postupy pre svoj dobrovoľnícky program a ktoré definujú úlohy a povinnosti dobrovoľníkov, prinášajú výhody, ktoré sprevádzajú prvotriedny program dobrovoľníkov.
Napíšte úvod. Uveďte názov agentúry, vyhlásenie o poslaní a základné hodnoty, zoznam zamestnancov a zoznam členov predstavenstva. Dobrovoľníci nielen pomáhajú s projektmi, ale sú aj veľvyslancami vašej organizácie. Musia vedieť, ako funguje agentúra a ľudia, ktorí zastupujú agentúru v administratívnej kapacite. Zahrňte aj informácie o tom, koho agentúra slúži, čo pomáha a programom, ktoré podporuje.
predstavte agentúru dobrovoľníkom v prvom odseku príručky a privítajte ich. Hoci dobrovoľníci nie sú platenými zamestnancami, musia sa s nimi zaobchádzať s úctou od prvého dňa. Nezabudnite uznať ich hodnotu za ústrednú úlohu organizácie. Napíšte dve krátke vety, aby ste dobrovoľníkom vopred poďakovali za ich službu agentúre a oznámte im, akú úlohu majú misie.
Vytvorte si príručku vo formáte 8 1/2 palca alebo 11 palcov, najlepšie 6 palcov až 9 palcov, takže je ľahko sa prenášať a dobrovoľníci ju môžu ponechať vhodný na použitie. Príručku môžete tiež vložiť do trojzávitového viazača, takže je možné ľahko pridať aktualizácie. Postupy a postupy postupujte postupne pomocou jednoduchého a jasného jazyka. Na vytváranie bodov nepoužívajte 10 dolárov. Dobrovoľníci prichádzajú zo všetkých vzdelávacích prostredí a jazyk vašej príručky by mal byť na vzdelávacej úrovni, ktorú môže každý pochopiť.
Vytvorte popisy práce pre pozície dobrovoľníkov. Popíšte úlohy a povinnosti, aby dobrovoľníci mohli vybrať si pozíciu, ktorá najlepšie vyhovuje ich záujmom. Popisy práce pomôžu vašej agentúre zosúladiť dobrovoľníkov s vhodnou dobrovoľníckou príležitosťou. Ľudia dobrovoľne prichádzajú z rôznych dôvodov a majú rôzne zručnosti. Dobrý popis práce umožní dobrovoľníkom vybrať si správnu príležitosť pre nich a pre vašu organizáciu. Pridajte vzorové kópie prihlasovacích listov, registračných formulárov atď. Agentúry majú sledovanie databáz pre dobrovoľnícke hodiny: časové listy pomáhajú zjednodušiť sledovanie hodín.
Opíšte typy počiatočného a dodatočného školenia, ktoré má dobrovoľník k dispozícii. Uveďte orientačné dátumy a ako môžu aktualizovať svoje zručnosti alebo učiť sa nové. Vytvorte kalendár termínov tréningu a orientácie. Informujte dobrovoľníkov, ak potrebujú podpísať vyhlásenie o dôvernosti informácií. Ak tak urobia, prečítajte si s nimi vyhlásenie, odpovedajte na akékoľvek otázky a vysvetlite dôvod vyhlásenia. Počas dobrovoľníckej orientácie si pozorne preštudujte príručku dobrovoľníkov a umožnite dobrovoľníkom klásť otázky. (Vždy je dobré mať jednoduché občerstvenie na orientácii dobrovoľníka.)
Popíšte proces skríningu dobrovoľníkov. Dajte im vedieť, či potrebujú kontrolu pozadia, ak dobrovoľnícka pozícia, ktorú si vyberú, má špeciálne licencie, riziká, lekárske previerky, testy TB, odznaky atď. Ak očakávajú, že budú riadiť agentúru, vysvetlite, aký druh poistenia musia mať, alebo akékoľvek ďalšie poistenie, ktoré budú musieť pracovať ako dobrovoľník pre vašu agentúru.Vysvetlite akékoľvek otázky týkajúce sa zodpovednosti a ak máte vysokorizikové dobrovoľnícke pozície, musíte mať podpisy. Dobrovoľníci musia poznať riziká určitých dobrovoľníckych príležitostí. Nezabudnite uviesť formuláre na zrušenie a počas orientácie vysvetlite dôvody pre ne a poskytnite dobrovoľníkom možnosť podpisovať tieto formuláre. Tento proces ochráni agentúru v prípade nehody.
Vysvetlite, ako sa dobrovoľníci môžu kvalifikovať. Ak má agentúra program na rozpoznávanie, obrys, keď sa koná, ako agentúra uznáva dobrovoľníkov, ak ide o slávnostnú akciu, obed alebo špeciálne udeľovanie cien a kód oblečenia udalosti. Ak dobrovoľnícka účasť je zvláštnou príležitosťou pre dobrovoľníkov, popíšte to tak, aby pochopili, že zamestnanci agentúry sa stanú "dobrovoľníkmi" pre túto akciu a dobrovoľníci sa stanú hosťami.
