Ukončenie konferenčného hovoru môže byť rozhodujúce z hľadiska toho, ako ovplyvňuje vzťah a budúcnosť účastníkov volania. Napríklad v prípade, že koniec predajného hovoru skončí zle a nie je rozprávaný o ďalších krokoch v procese predaja, môžu sa urobiť chybné predstavy, ktoré by mohli zabrániť predaju. Najlepšie je naplánovať stratégiu ukončenia hovoru, aby sa hovor skončil hladko.
Plán hovoru. Pri správnom pláne môžu účastníci tejto výzvy ubezpečiť, že všetky témy budú pokryté a bude sa venovať každej otázke na programe. Predčasné ukončenie hovoru, keď neboli oznámené všetky informácie, môže byť katastrofálne.
Naplánujte stratégiu ukončenia pre rôzne scenáre. Z rôznych dôvodov môže hovor skončiť skôr a ak sa skončí skôr, potom ostatné strany by mali vedieť, ako reagovať a aké kroky treba podniknúť, aby sa zabezpečilo, že hovor nebude stratený. To možno dosiahnuť prípravou niektorých záverečných poznámok a odstránením akčných krokov.
Zhrňte hovor. Po prerokovaní všetkých bodov programu a odpovedaní na všetky otázky. Spýtajte sa na telefóne, ak majú ešte niečo doplniť, ak neskrútujú body odrážky hovoru a uistite sa, že každý rozumie tomu, čo bolo povedané. Choďte jeden po druhom a zopakujte akékoľvek následné kroky s každým účastníkom konferenčného hovoru, aby každý vedel, kto robí čo a každý si je dobre vedomý, že plán bude pokračovať. Zatvorte tým, že všetkým poviete, ako budú oznámené následné kroky. Úslužne oslovte každého človeka v telefóne a rozlúčte sa a zaveste. Pošlite nasledujúci e-mail všetkým stranám, ktoré sumarizujú hovor.
