Konferenčné hovory sú užitočné na usporiadanie stretnutia so skupinou ľudí na rôznych miestach, ktorí potrebujú prijímať rozhodnutia. Skupina advokátov sa môže musieť stretnúť a rozhodnúť o stratégii pre prípad svojho klienta, alebo skupina bachelorettes sa môže pokúsiť naplánovať svadobnú sprchu. Konferenčný hovor môže pomôcť skupine ľudí prijímať rozhodnutia v priebehu niekoľkých minút, čo môže trvať niekoľko dní cez e-mail a mohlo by byť nemožné urobiť osobne.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
telefónne
-
Softvér na plánovanie schôdzok
Identifikujte ľudí, ktorých chcete pozvať na konferenčný hovor. Potom uprednostňujte dôležitosť účasti každej osoby. Ak do konferenčného hovoru prichádzajú tri alebo štyri osoby, priorita zoznamu pozvaných nemôže byť dôležitá. Ak však pozývate šesť alebo viac ľudí, je pravdepodobnejšie, že dôjde k plánovaniu konfliktov. Uistite sa, že dôležití rozhodovatelia budú môcť navštevovať.
Obráťte sa na dôležitých účastníkov na identifikáciu konfliktov plánovania. Zistite, či a kedy budú títo ľudia dlhší čas mimo letiska, letieť a nedostupní, aby ste ich zavolali alebo inak nemohli navštevovať. Usporiadajte si čas stretnutia okolo týchto konfliktov.
Odošlite pozvánku všetkým účastníkom. Použite e-mail, Evite alebo iný pozývací softvérový program. Aplikácia Microsoft Outlook môže naplánovať schôdzku, poslať pozvánky a umožniť pozvaným používateľom prijať alebo odmietnuť. Budete rýchlo získať všeobecnú predstavu o tom, kto sa môže zúčastniť a kto nemôže. Pozvaní môžu mať návrhy o časoch, ktoré pre nich lepšie fungujú, a tiež vám môžu posielať položky programu v odpovediach na žiadosť o schôdzu. Upravte svoju pozvánku na základe spätnej väzby, ktorú dostanete.
Naplánujte schôdzku pomocou služby telefonického hovoru. Existuje niekoľko spoločností, ktoré sa špecializujú na hosťovanie konferenčných hovorov, ako je napríklad FreeConference a InstantConference. Ak vaša spoločnosť často plánuje konferenčné hovory, zistite, či má vaša spoločnosť zmluvu s konkrétnou službou telefonického hovoru.
Odošlite finalizovanú pozvánku všetkým účastníkom. Odošlite pozvánku aj ľuďom, ktorí odmietli pôvodnú žiadosť o stretnutie, ak budú neskôr k dispozícii. Uistite sa, že do pozvánky sú zahrnuté všetky relevantné informácie vrátane dátumu a času hovoru, kódu krajiny a telefónneho čísla, ktoré účastníci majú používať, ako aj všetkých potrebných kódov účastníkov. Zahrňte aj vaše kontaktné číslo, aby vás účastníci mohli priamo kontaktovať, ak majú problémy s vytáčaním.
Tipy
-
Ak ste predtým nikdy nepoužili službu konferenčného hovoru, opýtajte sa okolo jasnosti hovorov a jednoduchosti použitia. K dispozícii sú niektoré bezplatné služby a niektoré si účtujú poplatok. Porovnajte ceny služieb založených na poplatkoch a rozhodnite sa, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám vašej spoločnosti.
