Či už ide o združenie v kondominiu alebo nadnárodnú spoločnosť, zápisnice z rokovaní predstavujú právny základ akýchkoľvek krokov, ktoré podnikla skupina. Položky, politiky, nákupy - akákoľvek činnosť korporácie, neziskové alebo ziskové - sa musia zaznamenať v priebehu niekoľkých minút. Niektoré organizácie sú oveľa neformálnejšie než iné - pravdepodobne by ste nepočuli susedov, ktorí sa pohybujú, aby predložili návrh na zasadnutí v cirkevnom výbore, ale všetci musia pracovať podľa rozhodnutí svojich riadiacich orgánov. Minúty poskytujú dôkaz o týchto krokoch a určujú ich zámer.
Byť pripravený
Plánovať vopred. Zostavte agendu a zoznam členov alebo účastníkov stretnutia v rukách pred schôdzou. Ak vaša skupina zvyčajne nepracuje s programom, povzbudzujte ju, aby začala takýmto spôsobom udržiavať zaostrenie. Zistite, koľko členov je potrebných na podnikanie, takže v prípade potreby môžete zaznamenať kvórum v zápisnici.
Vytvorte šablónu, ktorú chcete použiť pre poznámky. Zahrňte medzery pre dátum, čas a miesto a kontrolný zoznam členov, aby ste odškodnili účastníkov a neprítomnosti. Ak schôdzka zahŕňa verejné vstupy, uveďte riadky pre mená a problémy, ktoré každá z nich adresuje. Niekoľko webových stránok, ako je Meetingtemplates.com, ponúka bezplatné šablóny pre rôzne typy stretnutí.
Vyplňte dátum, čas, miesto, účastníkov a informácie o uznávaní kvóra na schôdzi. Všimnite si, kto zavolal schôdzku na objednávku a čas. Pokiaľ je to možné, požiadajte verejnosti o účasť na registráciu svojich mien, aby ste sa nemuseli opýtať, ako ich napísať. Vo veľkých členských skupinách rozbaľte registračný list, aby ste skontrolovali svoj kontrolný zoznam prítomnosti.
Execute Exactly
Zaznamenajte každý problém a všetky kroky vykonané na každom z nich. Vždy uveďte meno člena, ktorý urobil návrh. Prvým krokom vo všeobecnosti je prijať zápisnicu z predchádzajúcej schôdze a následne všetky správy výboru. Zahrňte odporúčania a akékoľvek kroky vykonané v odpovedi. Zachovať písomné správy výboru, ktoré sa majú zahrnúť do záverečnej zápisnice. Nepokúšajte sa zhrnúť diskusie.
Berte na vedomie mená tých, ktorí predstavujú, presúvajú alebo inak obhajujú akciu spolu s presným opätovným zopakovaním každého pohybu. Mnohé organizácie tiež zaznamenávajú osobu, ktorá pohybuje. Neváhajte a požiadajte o preformulovanie alebo objasnenie - tento oficiálny záznam viaže skupinu na konkrétnu činnosť.
Nahrajte hlasy podľa systému vašej organizácie. Budete potrebovať aspoň počet hlasov. Niektoré skupiny tiež pridávajú mená a zaznamenávajú, ako každý jednotlivec hlasoval.
Zaznamenajte čas a spôsob odkladu. Prihláste svoje meno ako sekretárka a držte ho.
Dotiahnuť do konca
Okamžite napíšte minúty, zatiaľ čo stretnutie je čerstvé vo vašej mysli. Dostaňte ich k vodcovi na schválenie v priebehu jedného dňa alebo dvoch spolu so zoznamom správ alebo exponátov.
Odošlite minúty členom a účastníkom, ktorí ich požiadali e-mailom, poštou prvej triedy, zdieľanou aplikáciou, ako je napríklad program Microsoft OneNote alebo cloud program, napríklad Disk Google.
Pripravte si oficiálnu kópiu a priložte originálne správy a exponáty pre trvalý záznam.
Tipy
-
Pokúste sa zdokonaliť šablónu pre potreby vašej organizácie, a nie pokúsiť sa prispôsobiť vaše poznámky o schôdzkach abstraktnej šablóne. Mnohé podnikateľské šablóny sú príliš neformálne na organizačné alebo verejné stretnutia.
Povzbudzujte používanie Robertovho poriadku vo vašej organizácii. Je to široko používaný formát, ktorý možno prispôsobiť formálnemu a neformálnemu stretnutiu.
