Presné zostavovanie zápisníc pomáha zaistiť, aby sa účastníci sústredili na pridelené úlohy, znižovali nesprávnu komunikáciu a zlepšili efektívnosť následných stretnutí. Výhody jasnej a komplexnej minúty stretnutí znamená, že každý majiteľ firmy, výkonný riaditeľ alebo iný vodca, ktorý pravidelne vedie stretnutia, by mal stanoviť usmernenia pre zápis minút. Tieto usmernenia by sa mali vzťahovať na to, čo sa deje pred schôdzou, počas nej a po nej.
Pred stretnutím
Určte, kto má minúty
Zatiaľ čo zdanlivo dôležitá úloha, zaznamenávanie zápisníc o stretnutí vyžaduje veľkú pozornosť detailom. V dôsledku toho by mal mal by mať minimálna účasť na stretnutí. To umožňuje zaostrovať väčšinu vašej energie pri zaznamenávaní základných bodov stretnutia.
Tipy
-
Firmy často využívajú výkonných asistentov alebo recepčných, aby si vzali minúty, pretože títo zamestnanci často nemajú aktívnu úlohu na samotnom stretnutí.
Použite štandardizovaný formulár
Vytvorte si vlastný štandardizovaný formulár minútovej schôdzky, ktorý môžete použiť počas stretnutia. Štandardizácia pomáha informátorovi o tom, kde má dať informácie, a tiež pomáha účastníkom čítať dokument neskôr. Základné informácie by mali obsahovať:
- Zoznam účastníkov.
- Dátum.
- Zoznam tém na diskusiu.
- Akčný plán bol určený pre každú tému.
- Tí, ktorí sú zodpovední za vykonanie týchto činností.
Počas stretnutia
Vyplňte základné informácie
Pred oficiálnym začatím stretnutia vyplňte dôležité informácie, ako sú účastníci a dátum. To zabraňuje zbytočnému plytvaniu počas aktuálneho stretnutia.
Zaznamenajte len dôležité informácie
Minúty stretnutia by nemali prepisovať celé stretnutie, Naopak, minúty stretnutí zaznamenávajú dôležité úlohy a pokyny v zjednodušenom formáte. Preto by ste mali zaznamenať informácie, ako napríklad delegovanie povinností, dátumy splatnosti, tie, ktoré sú pridelené týmto povinnostiam, a akékoľvek iné zdanlivo dôležité informácie. Minúty stretnutia by nemali obsahovať všeobecné diskusie alebo tangenciálne informácie.
Požiadajte o objasnenie
Zápisnica musí presne odrážať hlavné body stretnutia. Požiadajte o objasnenie, ak sú nejaké informácie diskutované počas stretnutia nejasné. Nikdy nehádajte alebo riskujete nepresné informácie alebo opomenutia. Pri žiadosti o objasnenie sa však vždy dodržiavajú protokoly o stretnutí. Niektoré stretnutia majú neformálny prístup, zatiaľ čo iné schvaľujú štruktúrované Rómsky poriadok.
Pozrite si minulé minúty
Aktuálne minúty, ktoré kompilujete, sa môžu vzťahovať na minule minúty stretnutia. Vyžaduje sa, aby ste na novú schôdzku preniesli minule minúty stretnutia, takže informácie sú ľahko dostupné pre všetkých účastníkov.
Po stretnutí
Skúste minúty
Skontrolujte minúty schôdzky na typografické chyby alebo nejasné vety. Opravte ich pred dokončením minút. Akékoľvek chyby môžu potenciálne spôsobiť zmätok týkajúce sa dôležitých úloh.
Odoslať Účastníkom
Zasielajte schôdzku účastníkom stretnutia na schválenie. To dáva účastníkom možnosť klásť otázky alebo opraviť chyby. Informujte všetkých účastníkov, ak nastali nejaké zmeny.
Dokončiť a Súbor
Keď všetci účastníci schvália zápisnicu, podpíšte zápisnicu s dátumom schválenia uvedeným vedľa podpisu. Potom vložte minúty do počítača alebo do priečinka s inými minútami stretnutia. Udržiavajte všetky minúty stretnutí spoločne, čo umožňuje jednoduchú prepravu na budúce stretnutia a poskytuje centrálne umiestnenie, ak niekto potrebuje odkázať na dokumenty.
