Pri plánovaní stretnutia v hoteli budete chcieť zabezpečiť, aby obchodné oddelenie zachytávalo potreby vašej skupiny správne, aby ste neboli preťažení. Váš kontakt v hoteli vytvorí skupinový životopis pre vašu schôdzku, aby ste mohli zdieľať s inými oddeleniami a zabezpečiť, že všetko, čo potrebujete v hoteli, bude poskytnuté. Skupinový životopis je profil, ktorý zahŕňa cieľ vašej organizácie pre stretnutie v hoteli, počet osôb, ktorých počet chodí, počet spální a parkovacích miest, stravovanie a iné funkčné potreby, ktoré hotel bude pomáhať. Tento profil by sa mal vytvoriť približne 14 dní pred vašou udalosťou, aby sa vaša časová os vyhovovala zodpovedajúcim spôsobom.
Napíšte všetko, čo budete potrebovať na schôdzku, a poskytnite ju svojmu hotelovému predajnému kontaktu, aby ste sa uistili, že hotel má zdroje na uspokojenie vašich potrieb. Jedlá, občerstvenie, parkovacie miesta, oddychové miestnosti a nočné priestory sú príklady položiek, ktoré by ste mali zdieľať s predajným kontaktom. To mu poskytne predbežnú predstavu o vašej vízii stretnutia a úlohe hotela v jeho plynulom priebehu. Môže vám poskytnúť štandardný formulár, ktorý môžete vyplniť, aby ste získali tieto informácie.
Vytvorte termíny na registráciu účastníkov stretnutia s ohľadom na časovú os, ktorú potrebujete pre kontakt s hotelom, aby informovali zamestnancov o vašich potrebách na stretnutie. Použite stimuly na podporu včasnej registrácie, vrátane zľavnených registračných poplatkov alebo výhod konferencie. Zabezpečte, aby účastníci vedeli, čo je v hoteli k dispozícii a zvážte zahrnutie registrácie na ďalšie aktivity na formulári. Kúpeľné procedúry, nezvestné večery a exkurzie sú veci, ktoré by ste mohli zahrnúť, ak hotel má prostriedky na ich poskytnutie a spĺňajú rozsah vašej schôdze.
Komunikujte so svojím obchodným kontaktom, keď prekročíte konečný termín, aby ste sa uistili, že má počet návštevníkov a čo bude od hotela potrebovať. Na základe komunikácie, ktorú získate od potenciálnych účastníkov, ktorí sa chcú zúčastniť, ale chcú sa zaregistrovať na mieste, a historické čísla na registráciu na mieste založte akékoľvek ďalšie čísla.
Požiadajte o obnovenie vašej skupiny o dva týždne pred schôdzou. V tomto okamihu bude vytvorené pokračovanie skupiny a bude pripravené na zdieľanie so zvyškom hotela. Chcete sa uistiť, že čísla a aktivity zaznamenané predajným kontaktom zodpovedajú vašim počtom a aktivitám plánovaným na stretnutie. Opýtajte sa otázok, aby ste pochopili každú riadkovú položku, ktorú kontrolujete. Okamžite prineste akékoľvek nezhody s vašim predajným kontaktom.
Skontrolujte faktúru od hotela a porovnajte ju s informáciami, ktoré ste preskúmali v resume skupiny, a registračnými informáciami vašej organizácie po skončení stretnutia. Skontrolujte nepresnosti a prebytočné poplatky. Ak nájdete nejaké, obráťte sa na predajný kontakt a správcu predaja, aby ste ich mohli zodpovedajúcim spôsobom napraviť.
Tipy
-
Požiadajte o fyzickú kópiu vašej skupiny, aby ste sa pred vašou schôdzou vydali do záznamov. Prečítajte si formuláre obnovenia skupiny vzoriek, aby ste mali predstavu o tom, čo bude oddelenie predaja hotelov vopred potrebovať. Komunikujte všetky dôležité zmeny, ktoré ovplyvnia Vašu účasť na stretnutí čo najskôr.
