Niekedy klientsky vzťah jednoducho nefunguje. Možno, že klient je príliš náročný, má nereálne očakávania, zaplatí neskoro alebo jednoducho nie je vhodný pre vašu spoločnosť. Keď je jasné, že pracovný vzťah už nie je udržateľný, je na čase profesionálne a jednoducho odstrániť väzby.
Buďte profesionálni
Váš list by mal pochádzať od vás na hlavičke spoločnosti. Čas doručenia listu, aby ste príjemcovi poskytli dostatok času na nájdenie náhradnej služby. Obráťte sa na osobu, s ktorou pracujete, vedúce s uznaním vzťahu, potom sa dostaňte rovno do bodu. "Aj keď som bola potešením byť vaším zástupcom pre vzťahy s verejnosťou za posledných päť rokov, účinná od 1. mája 2015, nebudem môcť slúžiť v tejto funkcii."
Ponúknite vysvetlenie
Vysvetlenie, prečo spúšťate klienta, môže byť zložité, najmä ak je vzťah obrovský, alebo ak máte obavy, klient môže o vás zle hovoriť iným. Jednou z možností je byť úprimný a uviesť konkrétny dôvod. "Bohužiaľ, obávam sa, že máme úplne odlišné filozofie o dodržiavaní termínov a harmonogramov publikácií a už sa nemôžem stať, že v tomto postavení môžem byť efektívnym obhajcom."
Ak chcete byť menej konfrontačné, všeobecnejšie ospravedlnenie sa môže vyhnúť ťažkým pocitom. Napríklad: "Obávam sa, že som sa sám rozšíril a som nútený znížiť počet klientov, ktorých zastupujem."
Ponúknite časový rozvrh
Ak sa klient správal strašne neprofesionálnym spôsobom, ktorý si vyžaduje okamžité oddelenie väzieb, vytvorte časový plán na dokončenie zostávajúcich projektov. "Ako som naplánoval, do konca mesiaca dostanem dokončené tlačové zostavy. Tiež aktualizujem tlačovú archívy na vašich webových stránkach a poskytnem vám digitálne i tlačené kópie rôznych prejavov a prezentácií, ktoré som vám za posledné roky napísal. Kvôli vašemu pohodliu je priložený konečný účet."
Vykonajte sprostredkovanie
Ak váš klient jednoducho nie je pre vás vhodný, ale mohol by byť cenným prínosom pre kolegu, ponúknite mu odporúčanie. "Rád by som vás odkázal kolegovi Jane Smithovi z ABC Public Relations. Má veľa skúseností so spracovaním klientov vo vašom odvetví a myslím si, že vaše osobnosti a obchodné filozofie by boli dobrým zápasom. Ak by ste chceli, aby som usporiadal stretnutie, rád by som si dal jednu."
Napíšte Cordial Close
Dovoľte svojmu listu ukončiť srdečne a profesionálne. Ponuku ďalej hovoriť o telefóne, ak to klient uprednostňuje. "Opäť vám ďakujem za príležitosť zastupovať vašu spoločnosť. Ak máte akékoľvek otázky alebo by ste chceli niečo osobne diskutovať, neváhajte a kontaktujte ma priamo. Želám vám, aby ste pokračovali vo všetkých vašich profesionálnych snahách."
Chráň sa
Ak máte akékoľvek pochybnosti týkajúce sa spúšťania klienta z právneho hľadiska, požiadajte právneho zástupcu, aby skontroloval podmienky zmluvy pred písaním listu. Nechcete porušovať písomnú dohodu, nesplníte povinnosti, ktoré ste súhlasili alebo neposkytnete správne upozornenie.
