Pri žiadosti o platbu od klienta sa použijú vhodné opatrenia na vytvorenie efektívnych listov, ktoré im pošleme. Písmená na vyžiadanie platby sa používajú v prípade, že klient neuhradí účet v deň splatnosti. Čím dlhšie trvá, kým klient zaplatí účet, tým viac písmen, ktoré spoločnosť napíše tomuto jednotlivcovi. List vyžadujúci platbu by mal byť zdvorilý, jasný a mal by poskytovať podrobnosti o nesplatenom účte.
Použite hlavičkový papier spoločnosti, pretože obsahuje všetky kontaktné informácie organizácie a často vyzerá viac formálne.
Obráťte sa na list. Uveďte dátum písmena, za ktorým nasleduje meno a adresa klienta. Obráťte sa na osobu tým, že píšete "Drahý", za ktorým nasleduje celé meno klienta.
Uveďte účel tohto listu. List na žiadosť o platbu by mal jasne oznámiť tento účel na začiatku listu. Používajte profesionálny tón a nechajte slová pozitívne a teplé.
Uveďte podrobnosti o dlhu. Uveďte dátum, kedy boli poskytnuté služby pre tento dlh, pôvodný dátum splatnosti a suma splatná vrátane prípadných poplatkov za omeškanie. Zahrňte aj číslo faktúry, aby klient mohol jednoduchšie nájsť pôvodný dokument. Mnoho firiem tiež zahrnie kópiu pôvodnej faktúry do tohto typu listu. Informujte zákazníka aj o úrokovej sadzbe, za ktorú sa počítajú poplatky za oneskorenie.
Požiadajte klienta o platbu. Nechajte klientovi vedieť, že je možné zabrániť dodatočným poplatkom za omeškanie tým, že zaplatíte celú sumu do určeného dátumu. Požiadajte klienta, aby vás zavolal, aby urobil opatrenia, ak nebude schopný uskutočniť platbu v plnej výške do tohto dátumu. Ak je to potrebné, pridajte svoje telefónne číslo a priame rozšírenie. Zahrňte aj vašu e-mailovú adresu a ponúknite jej korešpondenciu týmto spôsobom, ak si to klient želá.
Ďakujem klientovi. Ponúknite svojmu vďaku klientovi, ak už bola platba, a poďakujte klientovi vopred za zaslanie rýchlej platby. Povedzte klientovi, že ak má akékoľvek otázky, nemal by sa váhat, aby vás volal v súvislosti s touto záležitosťou.
Podpísať písmeno. Uzatvorte list písaním "S pozdravom", za ktorým nasleduje vaše meno a názov.
