Keď predchádzajúce rozhovory s dobre vyškoleným zamestnancom - ten, kto vie, čo sa očakáva a nemá žiadne prekážky, ktoré mu bránia v plnení jeho pracovných povinností - neviedli k požadovanému pracovnému správaniu alebo výkonnosti, ústnym upozornením je ďalší logický krok, Slovné upozornenie je forma disciplinárneho konania, ktoré sa vydáva oznámením vašich očakávaní nahlas zamestnancovi a upozornenie, že vykonáte ďalšie disciplinárne opatrenia, ak sa jeho výkon nezlepší.
Spolupracujte s niekým v oddelení ľudských zdrojov vo vašej kancelárii alebo sa spojte so svojím bezprostredným nadriadeným, aby ste zistili správny postup pri vydávaní verbálneho upozornenia. Napríklad aj napriek tomu, že budete hovoriť so zamestnancom, budete musieť písomne napísať varovanie tak, aby bol záznam.
Skontrolujte všetky poznámky, ktoré ste v minulosti mohli urobiť o konverzáciách so zamestnancom, ktoré sa týkajú tých istých problémov, ktoré vás priviedli k rozhodnutiu o prijatí verbálneho upozornenia. Zoznámte sa s faktami situácie pred konfrontáciou zamestnanca, aby bol váš cieľ a upozornenie jasné. Poznávanie faktov vám tiež pomôže postaviť si svoju pozíciu, ak sa zamestnanec snaží s vami hádať o minulých udalostiach. Berte na vedomie všetko, čo ste predtým navrhli, aby zamestnanec urobil, aby zlepšil svoje správanie alebo pracovné výkony. Plánujte diskusiu o tom, prečo stratégie nefungovali a prečo viedli k verbálnemu upozorneniu.
Opýtajte sa iného nadriadeného, aby sedel, keď dáte slovné upozornenie. Zamestnanec vás sprevádza do súkromnej oblasti alebo kancelárie, kde druhý dozor čaká. Zamestnanec vie, že prítomnosť druhého nadriadeného je svedkom rozhovoru. Vysvetlite problémy s pracovným správaním alebo výkonom zdvorilým a profesionálnym spôsobom. Povedzte mu, ako môže problém odstrániť. Opýtajte sa ho, či rozumie problému a požiada o jeho nápady na odstránenie problému.
Informujte ho, že vydávate verbálne upozornenie, ktoré sa stáva súčasťou jeho trvalého pracovného záznamu. Povedzte mu, či neprijme odporúčané kroky na nápravu problému, môže to viesť k ďalším disciplinárnym krokom až po stratu jeho práce. Požiadajte ho, aby overil, že chápe, že jeho práca je ohrozená.
Začnite konverzáciu pozitívne, doručte negatívnu správu a skontrolujte pozitívnu poznámku. Napríklad na konci rozhovoru mu povedzte, že ste presvedčení, že môže urobiť potrebné zmeny, aby zlepšil svoje pracovné správanie alebo výkon. Buďte pevní, ale zdvorilí po celý čas.
Zdokumentujte podrobnosti o ústnom upozornení písomne pre záznamy zamestnanca. Podpísať a dátum dokumentu. Požiadajte vedúceho dohľadu, aby podpísal a dátum dokumentu. Tento krok sa ukončí po tom, ako zamestnanec opustí kanceláriu, pretože nepotrebujete zamestnanca, aby podpísal upozornenie, pretože vedúci nadriadeného overuje verbálne varovanie prostredníctvom svedectva a podpisu. Ak máte zamestnancovo znamenie, mohol by neskôr povedať, že nikdy nedostal slovné upozornenie, ktoré by mohlo spôsobiť právne problémy.
Tipy
-
Dokonca aj počas neformálnych rozhovorov so zamestnancom o problémoch s výkonom práce vždy berte poznámky a pozrite sa neskôr.
Overte, či zamestnanec chápe, že vydávate verbálne varovanie a jeho dôsledky. Použite slová "verbálne upozornenie" a uistite sa, že vie, že jeho práca je ohrozená, pokiaľ nepodnikne príslušné kroky na odstránenie problému.
Výstraha
Počúvajte vysvetlenie zamestnanca pri vydávaní verbálneho upozornenia. Môžete si uvedomiť, že existuje problém, ktorý je potrebné vyriešiť, aby pomohol zamestnancovi. Robte všetko, čo môžete - v rozumnom zmysle - pomôcť zamestnancovi zlepšiť jeho výkon.
