Spoločnosť, ktorá pravidelne predáva produkty alebo potrebuje dodávky, musí mať kúpnu jednotku alebo kontaktné miesto. Osoba zodpovedná za tento proces sa nazýva nákupný agent. Pred objednaním inventára pre firmu je dôležité porozumieť základom procesu objednávania a nákupu.
ohodnotenie
Jedným z prvých krokov procesu objednávania a nákupu inventára je zhodnotenie položiek, ktoré spoločnosť môže kúpiť. Obozretný nákupca sa obáva kvality, pokiaľ ide o potreby zásob. Je zodpovedný za to, že spoločnosť nedostane zlý produkt alebo nesprávnu surovinu. Preto kupujúci bežne objednávajú vzorové materiály, výrobky a dodávky, aby zabezpečili, že spĺňajú normy kvality spoločnosti.
Vytvoriť dohodu
Keď sa nákupný zástupca rozhodne pre poskytovateľa a potrebné produkty, ďalším krokom je dohodnutie kúpnej zmluvy. V kúpnej zmluve sa kupujúci a distribútor dohodnú na zľave z ceny za inventárne položky a platobné podmienky. Napríklad "čistá 30" znamená, že platba je splatná 30 dní po dátume faktúry. Dohoda tiež uvádza podmienky a pravidlá vrátenia, výmeny a platby za náklady na prepravu.
Odoslať objednávku
Ďalším krokom je, aby kupujúci zaslal distribútorovi, veľkoobchodníkovi alebo výrobcovi objednávku. Objednávka je záväzok kúpiť položky, ak príjemca dodá. V objednávke sú uvedené presné položky, ktoré kupujúci požaduje pre zásoby a adresu pre odoslanie. Obsahuje tiež číslo objednávacieho čísla, číslo účtu (pridelené distribútorom alebo výrobcom) a zhrnutie podmienok, na ktorých sa obe strany dohodli.
Platba faktúry
Distribučná spoločnosť prijíma a spracúva nákupnú objednávku kupujúceho. Po odoslaní tovaru kupujúcemu distribútor potom vystaví faktúru na vyžiadanie platby. Faktúra obsahuje číslo objednávky, číslo účtu, adresu kupujúceho, popis odoslaných zásielok a celkovú splatnú sumu. Faktúra tiež uvádza dátum vydania a podmienky (ako je netto 30, splatné do 30 dní), aby kupujúci mohol predložiť platbu včas.
