Od momentu, keď má zamestnávateľ svoj prvý kontakt s potenciálnym zamestnancom, je v čase skončenia pracovného pomeru dôležité, aby sa písomné záznamy týkajúce sa zamestnanca uchovávali v zložke zamestnancov personálu pod menom každého zamestnanca. Ak sú tieto spisy o zamestnaní správne zachované, môžu potenciálne slúžiť na ochranu zamestnávateľa pred budúcou zodpovednosťou za porušenie pracovného práva a pracovného práva, ako je napríklad neoprávnené ukončenie pracovného pomeru alebo diskriminácia v zamestnaní.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Zabezpečovacie skrine alebo bezpečná miestnosť s obmedzeným prístupom
-
Zložky súborov
Pochopte, prečo potrebujete mať zamestnancov personálne súbory. Toto je záznam firmy a zamestnanca o tom, čo sa stalo na pracovisku. Záznamy uchovávané v osobnom spise môžu slúžiť na ochranu zamestnávateľa v budúcich súdnych konaniach a pomôcť objasniť nedorozumenia, ktoré sa môžu vyskytnúť v súvislosti s otázkami týkajúcimi sa politiky, platov a výhod, pracovných povinností a zodpovedností, disciplinárnych alebo nápravných opatrení a sťažností.
Takže čo by malo ísť do zamestnaneckého personálneho spisu? Nasledujúce dokumenty a záznamy by mali udržiavať odborníci v oblasti ľudských zdrojov alebo manažéri na každom zamestnancovi. Popis práce Žiadosť o zamestnanie Ponuka zamestnania Formulár IRS W-4 Príjem pre príručku pre zamestnancov (často je dobré uchovávať kópiu samotnej príručky, najmä ak sa čas od času mení.) Týmto spôsobom každý vie, aké sú podmienky príručky, na ktorú bol zamestnanec podpísaný. Poskytnuté hodnotenie výkonnosti Formuláre na registráciu zamestnaneckých výhod ocenenie Sťažnosti a komplimenty o zamestnancovi Disciplinárne akcie alebo varovania * Záznamy o účasti Odporúča sa, aby každý iný typ záznamu mal vlastnú kartu.
Lekárske záznamy a imigračné formuláre by sa mali uchovávať v samostatných súboroch. Keďže nemôžete prijímať rozhodnutia o zamestnanosti na základe imigračného postavenia osoby, za predpokladu, že má právo pracovať v USA, a federálna vláda má právo posúdiť I-9, je pravdepodobné, že je lepšie zachovať ju samostatne. Pokiaľ ide o lekárske záznamy, zákon amerických občanov so zdravotným postihnutím (ADA) obsahuje veľmi prísne pravidlá týkajúce sa súkromia a prístupu k zdravotnej dokumentácii po ponuke, takže je potrebné ich uchovávať v samostatnom spise a archíve s obmedzenými prístup. ADA obmedzuje sprístupnenie informácií v týchto záznamoch dozorným orgánom, pokiaľ zamestnanec má potrebné obmedzenia svojich povinností alebo potrebuje ubytovanie; pracovníkov prvej pomoci v prípade núdzovej lekárskej starostlivosti; a vládnych a poisťovacích úradníkov za obmedzených okolností.
Je dôležité, aby sa nesprávne informácie v osobnom spise zamestnanca odstránili ihneď po oznámení spoločnosti, že informácie sú nesprávne.
Súbory zamestnancov zamestnancov by mali byť uzamknuté a prístupné iba ľuďom, ktorí majú legitímnu obchodnú potrebu mať prístup k súboru. Správca alebo vedúci prvého riadku môže potrebovať prístup, aby mohol prijímať rozhodnutia o propagácii a disciplinárnych opatreniach. Ak má niekto, kto nemá legitímnu firmu prístup k súboru, chce ho vidieť, potrebuje platnú predvolanie. V opačnom prípade môžu byť porušené práva na ochranu osobných údajov zamestnanca.
Vo všeobecnosti zákon nevyžaduje, aby ste zamestnancovi poskytli informácie o tom, čo je v osobnom spise zamestnanca bez príslušnej žiadosti od zamestnanca. Pravdepodobne je však lepšia obchodná prax, aby zamestnanci boli informovaní o tom, čo je v ich spise. Týmto spôsobom nemáte marginálneho zamestnanca, ktorý je prekvapený, keď je disciplinovaný alebo ukončený. Výnimkami z tohto všeobecného pravidla sú ustanovenia Zákona o spravodlivom úvere (FCRA). Vyžaduje, aby ste informovali zamestnancov alebo potenciálnych zamestnancov, ak podniknete nepriaznivé opatrenia založené na tom, čo je obsiahnuté v ich úverovej správe.
Oddelenie od výpovede zamestnancov o tom, čo je v ich osobnom spise, je otázka prístupu. Mnohé štáty vyžadujú, aby zamestnávatelia poskytli zamestnancom a bývalým zamestnancom prístup k súboru zamestnancov. Je dôležité, ako odborník v oblasti ľudských zdrojov alebo majiteľ firmy, aby ste sa v tomto ohľade oboznámili so zákonom vášho štátu. Ako všeobecné pravidlo však prístup zamestnanca musí byť primeraný a podriadený prítomnému členovi vedenia, aby sa zabezpečilo, že nič nebolo prijaté alebo zmenené. Niektoré zákony štátu umožňujú zamestnancovi mať kópie, ak tak urobí, niekoho od spoločnosti urobiť kópiu. Často sú obmedzenia toho, čo zamestnanec vidí vo svojom osobnom spise. Ak existujú citlivé položky, ako sú referenčné listy, vyšetrovania trestných činov a ďalšie informácie, ktoré by mohli porušiť práva na ochranu osobných údajov niekoho iného, môže im byť zamietnutý prístup. Je to dobrý nápad, aby ste tieto položky uložili pod samostatnú kartu v osobnom spise zamestnanca. Niektoré zákony štátu môžu umožniť zamestnancovi, aby podal vyvrátenie na disciplinárne konanie alebo hodnotenie.
Tipy
-
Majte kópiu štátneho zákona, ak existuje vo vašom štáte, o prístupe k oddeleniu zamestnancov zamestnancov, ktorý je vyvesený alebo vhodný, v oblasti, v ktorej sú tieto súbory uchovávané. Tým sa zabránia konfliktom medzi vedením a zamestnancom nad tým, čo je a nie je dovolené.
Výstraha
Každému zamestnancovi sa musí zaobchádzať rovnako, pokiaľ ide o údržbu a prístup k osobným záznamom. Akékoľvek odchýlky v praxi môžu spoločnosti podriadiť súdnym sporom. Ak máte vôbec nejaké pochybnosti o tom, ako udržiavať vaše osobné záznamy zamestnancov, konzultujte s advokátom.
