Či spravujete malú firmu alebo spravujete jej financie, je dôležité, aby ste pochopili rozdiely medzi refundovateľnými výdavkami a zdaniteľným príjmom. IRS je konkrétny, pokiaľ ide o to, čo možno klasifikovať ako návratné výdavky, a ak to urobíte nesprávne, môže dôjsť k sankciám. Starostlivé uchovávanie záznamov a uchovávanie príjmov je nevyhnutné, ak bola vaša spoločnosť vôbec predmetom auditu.
Aké sú výplaty výdavkov?
Keď dodáte tovar alebo služby klientovi, môžu sa vyskytnúť prípady, kedy prevezmete náklady na dodatočnú službu alebo položku, ktorá je pre tohto zákazníka zdvorilá. Môžete sa rozhodnúť, že nebudete účtovať zákazníkovi za tieto náklady. Ak tak urobíte, suma sa neskôr zobrazí vo vašom účtovnom účte ako príjem. Keďže to nie je bežný príjem, je potrebné rozlišovať.
Kedykoľvek budete v priebehu vašej práce znášať náklady v mene klienta, tieto náklady by patrili do kategórie hradených nákladov. Napríklad dodávateľské poplatky alebo cestovné výdavky by sa mohli považovať za náhradu výdavkov. Náklady na pohonné hmoty, jedlá alebo hotelové izby môžu byť tiež klasifikované ako náhrada. Za bežných obchodných podmienok účtovanie úhrady účtuje, že to je výdavok, keď ho vynaložíte a príjmovú položku, keď ju vyúčtujete zákazníkovi.
Ak ste malý podnik a používate subdodávateľa, možno budete musieť riešiť dodatočné návratné výdavky nazývané náklady na prechod. Napríklad, ak dodávate služby zákazníkom na údržbu webových stránok za 500 dolárov mesačne a vy vyplávate subdodávateľovi 500 dolárov za mesiac na vykonanie práce, nie sú to náklady, ktoré sú pre vás príjmom, ale skôr prechodné náklady. Budete musieť poskytnúť subdodávateľovi formulár 1099 na konci fiškálneho roka a udržiavať dôkladné záznamy o tom, čo ste účtovali klientovi a čo ste zaplatili za rovnakú prácu.
Sú zdaniteľné príjmy vrátené?
Ak je zamestnancovi alebo podniku vyplatená náhrada, musí byť riadne zaznamenaná, aby sa považovala za nezdaniteľnú. Napríklad na odmeňovaní zamestnancov je potrebné uhradiť náhradu ako takú a nielen zahrnúť do ostatných príjmov zamestnanca. V účtovej osnove vašej firmy je potrebné uviesť, že je to hneď po prvom dokladovaní. Týmto spôsobom môžete neskôr skontrolovať proti svojmu zoznamu príjmov, aby ste si overili, či nie je zdaniteľný.
Za predpokladu, že riadkové výdavky a výnosy boli riadne zdokumentované a sledované, náhrady sa nepovažujú za zdaniteľné príjmy. Nebudete v tomto prípade platiť za tovar alebo službu, ale skôr vynášať určitú sumu peňazí, ktorá sa vám neskôr splatí.
Správne sledovanie návratných výdavkov
Okrem toho, aby ste na účte účtovnej evidencie správne dokumentovali hradené výdavky, budete musieť dodržiavať dôkladné záznamy. Zaznamenajte všetky príjmy, výkazy alebo inú dokumentáciu týkajúcu sa nákladov, ak je to možné. Ponechajte si kópiu daňového dokladu na účte fiškálneho roka, aby ste sa na to mohli obrátiť v prípade auditu alebo akýchkoľvek otázok, ktoré by mohli vzniknúť. Bez riadnej dokumentácie by IRS mohol tvrdiť, že vaše náklady, ktoré sa majú uhrádzať, mali byť považované za zdaniteľné príjmy, čo by viedlo k tomu, že Vaša spoločnosť bude mať viac na konci fiškálneho roka.
