Koordinácia projektu - niekedy známa ako riadenie projektu - vyžaduje niekoľko zručností a schopnosť prispôsobiť sa meniacemu sa prostrediu. Koordinátori projektov sú zvyčajne povinní pracovať s viacerými jednotlivcami a vyžadujú si kapacitu organizovať a spravovať údaje a jednotlivcov. Zatiaľ čo každý projekt je iný, niektoré tipy sú užitočné pre všetkých koordinátorov projektov.
Vypracujte podrobný pracovný plán
Predtým, ako sa niektoré projektové kolesá začnú otáčať, vytvorte podrobný pracovný plán pokrývajúci každý aspekt projektu. Zahrňte také položky ako rozpočet, časový rozvrh, zoznam kontaktov av prípade potreby aj núdzové plány alebo scenáre odozvy. Plán vám pomôže vás prechádzať cez nejaký neistý terén a zároveň zmapovať všeobecný smer projektu. Rozošlite plán všetkým relevantným účastníkom tak, aby každý člen projektu bol na tej istej stránke.
Buďte pripravení na odklon od plánu
Pre koordináciu projektov je nevyhnutný podrobný a jasný plán, ale aj schopnosť improvizovať a zmeniť plán podľa potreby. Najlepší projektoví koordinátori dodržiavajú plán, pokiaľ funguje; Ak však plán neosmerňuje projekt na jeho koniec, alebo ak sa zistí, že chýba jedna alebo viac oblastí, je čas zmeniť plány. Koordinátori projektu by mali byť otvorení vstupom od ostatných členov tímu pri zmene plánov a zmeny by mali byť oznámené všetkým príslušným aktérom.
Minimalizujte komunikáciu
Komunikácia je nevyhnutná pre koordináciu projektov - viacerí aktéri z rôznych sekcií, organizácií, miest, štátov alebo dokonca krajín budú často musieť spolupracovať na určitom konkrétnom konci. To zvyčajne vyžaduje častú komunikáciu medzi stranami; tento proces by sa však nemal stať oslabením. Určte minimálny počet kľúčových komunikačných pracovníkov a udržujte e-maily na minime. Čo môže trvať niekoľko e-mailov, ktoré sa dajú spracovať, môže byť často organizované rýchlo a jednoducho prostredníctvom telefonického hovoru.
Rozvíjať vedúce zručnosti
Vodcovské schopnosti sú ďalekosiahle a požadované zručnosti sa budú líšiť od projektu po projekt. Niektoré zručnosti však vystupujú ako bežné pre úspech v koordinácii projektov - organizácia, inteligencia, otvorenosť a dokonca aj zmysel pre humor pomáhajú vytvárať atmosféru vedúcu k úspechu. Koordinátori nie sú dokonalí, ale môžu byť lepšie alebo horšie a vždy je tu priestor na zlepšenie. Koordinátori projektov by mali byť otvorení spätnej väzbe od ostatných a mali by sa venovať určitému času premýšľaniu o tom, ako je možné ich vedúce zručnosti rozvíjať a vykonávať užitočnejšie a účinnejšie.
