Prechod z používania papiera a ceruziek alebo rôznych samostatných počítačových programov do integrovaného informačného systému je istým znakom rastu malých podnikov. Na rozdiel od nespojeného manuálneho systému, systém založený na technológiách spracováva všetky aspekty ukladania, spracovania, distribúcie a komunikácie informácií o podnikoch z centrálneho miesta. Hoci prvoradé ciele sa často zameriavajú na nehmotné výhody, ako je získanie konkurenčnej výhody alebo zvyšovanie spokojnosti zákazníkov, mnoho firiem takisto využíva hmatateľné výhody, ako sú úspory nákladov, lepšia kontrola a menej chýb pri zadávaní údajov.
Definovanie hmotného
To, čo zaradíte do zoznamu hmatateľných výhod, závisí od toho, či tieto výhody klasifikujete pomocou úzkej alebo širokej definície. Ak vaša spoločnosť používa úzku definíciu, hmatateľné výhody sú len tie, ktoré môžete kvantifikovať a merať v peňažných podmienkach. Zahŕňajú okamžité zníženie nákladov a dlhodobé úspory nákladov. Široká definícia zahŕňa takmer hmatateľné výhody, ktoré nemožno kvantifikovať v peňažných hodnotách, ale ktoré môžete priamo vidieť, dotýkať sa alebo cítiť.
Úspora nákladov
Hoci to často trvá určitý čas, kým sa začnú realizovať úspory nákladov a náklady sa neznížia cez noc, v priebehu času sa finančné výhody stanú zreteľnejšími. Okrem toho sa tieto výhody často vyskytujú v poradí. Informačný systém napríklad zvyšuje produktivitu, čo môže viesť k zníženiu pracovných síl, čo znižuje prevádzkové náklady. Môže tiež zlepšiť efektívnosť objednávania zásob, čo často znižuje dobu výroby a vedie k zníženiu požiadaviek a nákladov na skladovanie zásob.
Lepšia vnútorná kontrola
Na zlepšenie preventívnych a detektívnych interných kontrol pracuje množstvo konkrétnych výhod. Napríklad centralizovaný systém ukladania informácií umožňuje zdokonalenie ovládacích prvkov prístupu. Rýchlejšie podávanie správ, ktoré sa často premieta do spätnej väzby v reálnom čase, zvyšuje zodpovednosť a znižuje šance na zneužívanie obchodných aktív, podvodov alebo vnútorných krádeží. Okrem toho automatické sledovanie nielenže uľahčuje vyhľadávanie aktuálnych a historických dokumentov, ale umožňuje aj vytvorenie a kontrolu kompletných auditných záznamov pre väčšinu transakcií.
Zvýšené príjmy
Informačný systém môže zlepšiť čas odozvy a zvýšiť výnosy z predaja. Hmatateľné výhody, ako napríklad lepšia dostupnosť údajov a obmedzené informačné miesta v oblasti riadenia zásob informačného systému, môžu pomôcť zvýšiť predaj prostredníctvom zníženia zásob a spätných objednávok. V časti riadenia vzťahov so zákazníkmi môže jednoduchší prístup k informáciám zákazníka znamenať rozdiel medzi vytváraním a neuskutočnením predaja. Umožňuje tiež zákazníkom predaja a služieb zákazníkom sledovať históriu objednávok zákazníka a naplánovať včasné predajné hovory.
