Dôverné informácie sú akékoľvek údaje, ktoré chcete mať úplne súkromné, či už z obchodných alebo osobných dôvodov. Ak odošlete dôverné informácie inej strane, ide o riskantnú akciu. Mali by ste zabezpečiť dôvernú správu, rovnako ako by ste ochraňovali všetko, o čom veríte, že má vysokú hodnotu.
Bežné scenáre
Firmy zvyčajne posielajú dôverné informácie ostatným obchodným partnerom alebo kolegom ohľadne tajných projektov. Jedným príkladom je, ak jedna spoločnosť zvažuje zlúčenie s inou spoločnosťou, musí oznámiť navrhovaný plán a nechce, aby konkurenti ešte vedeli. Ďalším bežným scenárom, keď jedna strana musí odovzdávať dôverné informácie, je, či si autor filmu chce poslať nevydané skript riaditeľovi. Zamestnávateľ mohol kandidátovi poslať dôvernú ponuku zamestnania alebo kandidát mohol požiadať, aby jeho žiadosť bola súkromná. Vo všetkých troch prípadoch je rozumné zostaviť sprievodný list dôvernosti ako preambulu k priloženým informáciám.
Prečo je sprievodný list?
Keď posielate dôverné informácie, či už prostredníctvom e-mailu alebo pošty, riskujete, že ich zachytia neoprávnené tretie strany. Ale aj keď informácie dosiahnu bezpečne príjemcu, stále máte riziko zo strany zamýšľaného príjemcu, pokiaľ ide o správu informácií a zachovanie ich súkromia. Riziko môžete minimalizovať vytvorením sprievodného listu, ktorý posilňuje vašu túžbu po úplnej dôvernosti.
Čo zahrnúť
Jednou z prvých položiek, ktoré sa majú uvádzať na sprievodnom liste, je označenie "Dôverné" alebo "Osobné a dôverné" vytlačené tučným písmom, písané veľkými písmenami na vrchu alebo priamo nad trupom písmena. Pripomenúť príjemcovi vo všeobecnosti, s čím súvisí komunikácia, ako napríklad "Diskusia, ktorú sme nedávno diskutovali o projekte X." Jasne vyjadrite, že všetok obsah toho, čomu sa má príjemca čítať, sa má konať úplne dôverne - žiadna strana by ho mali zobrazovať okrem výslovne menovaných príjemcov.
Ďalšie úvahy
Pred odoslaním dôverného dokumentu inej osobe za určitých okolností je rozumné dostať osobu, aby preskúmala a podpísala dohodu o nediskriminácii (NDA) - najmä ak ide o veľmi dôverné údaje. NDA definuje, čo sa zahrňuje, keď sa odvolávate na dôverné informácie, povinnosti príjemcu a akýkoľvek konkrétny časový rozvrh na uchovávanie informácií súkromných. Opätovne potvrďte kľúčové podmienky vašej nedovolenej dohody v sprievodnom liste. Mali by ste tiež zahrnúť kópiu podpísanej NDA priamo za sprievodným listom.
