Jasné a dobre napísané pravidlá a postupy zabezpečujú, aby denné operácie odrážali vašu dlhodobú víziu v oblasti podnikania a poslanie. Takisto vytvárajú rámec pre dôsledné a spravodlivé rozhodnutia a pracujú na ochrane zákonných záujmov vášho podnikania. Proces prijímania, ktorý zvyčajne pozostáva z preskúmania, testovania, modifikácie a ratifikácie, je rozhodujúci pre zabezpečenie toho, aby sa politiky a postupy skôr zlepšili, než aby sa brzdila pravdepodobnosť dosiahnutia týchto cieľov.
Kontrola návrhov pravidiel a postupov
Fáza prijímania, ktorá je treťou fázou životného cyklu politík a postupov, začína dôkladným preskúmaním. V mnohých podnikoch riadiaci tím vykoná prvotné preskúmanie pred tým, ako prijme navrhnuté uznesenia o zmene, skúšaní alebo schválení. Pozrite sa, či navrhovaná politika súvisí so strategickým cieľom a či postupy odkazujú na rodičovskú politiku. Tiež sa uistite, že verbiage je pochopiteľný a adresuje cieľovému publiku. Odošlite akékoľvek písanie, ktoré zlyhajú po úvodnej kontrole späť spisovateľovi na revíziu.
Vytvorte pravidlá spätnej väzby
Vytvorte pravidlá vrátane termínov na poskytnutie spätnej väzby o zmenách alebo úplných žiadostiach o revíziu. Všetko, čo bolo odoslané po prvotnom preskúmaní, by malo obsahovať primeranú spätnú väzbu, nie vyhlásenie, ako napríklad "žiadny názor". Napríklad požadovať, aby spätná väzba začala s vyhláseniami, ako napríklad "návrh vyžaduje malé úpravy" alebo "návrh je neprijateľný a potrebuje významné zmeny by mali byť účinné. "Postupujte podľa týchto úvodných vyhlásení so špecifickými zmenami alebo odporúčaniami na ich revíziu.
Fáza testovania
Implementujte pravidlá a súvisiace postupy pomocou obmedzeného publika a konkrétneho času. Najčastejšie je publikum oddelenie alebo používatelia, ktorí sú najviac postihnutí. Časový rámec by mal byť dostatočne dlhý na to, aby vyhodnotil vplyv na každodenné operácie a akékoľvek možné následky. Informujte manažérov a postihnutých zamestnancov, aby poskytli spätnú väzbu o tom, či je rezolúcia efektívna tak, ako je, alebo či zmeny môžu urobiť uznesenie efektívnejšie, efektívnejšie alebo viac v súlade so smernicou o dodržiavaní predpisov.
Ratifikovať a implementovať
Ratifikácia je posledný krok pri schvaľovaní politík a postupov. Pre malý podnik s plochou organizačnou štruktúrou a málo rozhodujúcich činiteľov to môže byť tak jednoduché, ako to, že vlastník firmy odhlásil a poučil ľudské zdroje na vloženie uznesenia do príručky pre zamestnancov. Pre stredne veľké alebo veľké podniky rastie najčastejšie záverečná revízia a diskusia, po ktorej nasleduje hlasovanie o uznesení. Po schválení sa politiky a postupy presunú do implementačnej fázy.
