Písanie obchodných šekov je iná ako písanie osobných šekov v tom, že na šeku sú uvedené viaceré informácie - zvyčajne na kontrolnom pavúku - tak, aby vás a príjemca platby presne vedeli, ako sa má platba aplikovať. Všetky vaše obchodné šeky budú tiež zverejnené na vašich účtoch tak, aby boli vaše platby v hotovosti a účtoch aktuálne. Vaše obchodné šeky môžu prichádzať v duplicitnej alebo trojnásobnej podobe, aby ste mohli skontrolovať kópie pre budúce použitie. Na záver, obchodné kontroly, na rozdiel od osobných šekov, môžu vyžadovať viac ako jeden podpis. Po nastavení systému na napísanie vašich obchodných šekov proces učiní efektívnym a ušetrí vám chyby.
Pripravte si všetky informácie, ktoré sú potrebné na napísanie vašich obchodných šekov. Budete potrebovať kompletný názov všetkých príjemcov, adresy príjemcov, čísla a sumy všetkých faktúr alebo účtov, ktoré sa majú zaplatiť, a celkovú výšku sumy. Ak používate počítačový účtovný program na vytlačenie šekov, postupujte podľa pokynov v používateľskej príručke k softvéru - pravdepodobne budete musieť vybrať každú faktúru alebo účet na platbu a potom vytlačiť správu o kontrole pred kontrolou.
Ak používate počítač na vytlačenie šekov, zarovnajte kontroly svojej firmy v tlačiarni. V opačnom prípade sa pripravte na ručné písanie šekov.
Vytlačte alebo zadajte všetky informácie o platbách na firemných kontrolách. Ak používate počítačový účtovný program, každý kontrolný stub sa vytlačí automaticky. Ak ručne píšíte šeky, uvediete meno príjemcu platby, číslo účtu príjemcu platby, dátum kontroly, číslo každej faktúry alebo účtu, ktorý má byť zaplatený, a sumu zaplatenú za túto faktúru alebo účet. Nakoniec si všimnite celkovú sumu šeku.
Vytlačte svoje firemné šeky. Ak používate počítač, každá kontrola sa automaticky vytlačí. Potrebujete sledovať iba tlačiareň, aby ste si boli istí, že vaše kontroly zostanú zarovnané. Ak ručne píšete svoje obchodné šeky, na vrchu a na pravej strane šeku je miesto pre dátum kontroly. Do dátumu, začínajúceho na ľavej strane, vytlačte meno príjemcu platby po zaplatení pohľadávky. Ak to priestor dovoľuje, uveďte aj adresu príjemcu platby. Pod údajmi príjemcu platby, začínajúc na ľavej strane, vytlačte sumu šeku pomocou slov pre celé doláre a číselné zlomky za centy - napríklad "100 a 100 dolárov". Napokon, napravo, vyplňte čiastku dolára pomocou číslic - "100,00 USD".
Zaznamenajte svoje kontroly v registri kontroly. Ak používate počítačový účtovný program na tlač podnikových šekov, tieto informácie sa môžu automaticky nahrávať, prípadne budete musieť neskôr ich zverejniť. Vytlačte kompletnú správu pre vás s papierovými záznamami. Ak ručne zaznamenávate šeky, uveďte dátum kontroly, meno príjemcu platby, faktúry alebo zaplatené sumy, sumu zaplatenú na každú faktúru alebo účet a celkovú sumu šeku. Aktualizujte svoje účtovné knihy pre všetky príslušné účty.
Očistite si šeky! Všetci robia občasné chyby. Navyše nula, napríklad, môže byť zničujúca chyba.
Zálohujte svoje údaje, ak používate počítačový účtovný program. Ak sa na odoslanie šekov vyžaduje samostatný krok, urobte to teraz.
Podpísať vaše podnikové šeky osobou oprávnenou na podpísanie šekov. Niektoré obchodné kontroly vyžadujú viac ako jeden podpis. Pred zaslaním šekov sa uistite, že dostanete všetky potrebné podpisy.
Ak používate duplicitné alebo trojité vyúčtovanie formulára, skopírujte šeky kópiami s vašimi platenými faktúrami alebo faktúrami. Ak nemáte šekové kópie, všimnite si číslo kontroly, dátum a výšku platby na každej zaplatenej faktúre pred podaním.
