Jedným z najviac frustrujúcich aspektov riadenia podniku je riešenie zlej kontroly. Riešenie vrátených šekov môže byť zložitou záležitosťou. Najčastejšími problémami, s ktorými majitelia a manažéri podnikania čelia, je, ako sa obrátiť na predmet so zákazníkom, najmä ak je riadny. Možno najbežnejším a zdvorilým spôsobom, ako zbierať finančné prostriedky, je dobre vypracovaný list týkajúci sa dlhu.
Napíšte písmeno na vašej kancelárske potreby. Nezamieňajte problém tým, že požiadate o platbu na vaše osobné potreby.
Použite vhodné pozdrav pre svojho zákazníka, dva medzery pod spätnou adresou. Použite výraz "Drahý" plus priezvisko ako "Milý pán Jones" alebo "Milá pani Smithová". Môžete použiť všeobecné "Hello" alebo "Pozdravy", ale osobná adresa je lepšia. Nepoužívajte meno alebo neformálne pozdrav, napríklad "Ahoj".
Začnite písomne riešením dlhu neohrozujúcim spôsobom. Príkladom toho by bolo, že "píšeme, aby sme vám oznámili, že nám osobná kontrola, ktorú ste nám vystavili, nám bola vrátená." Pokračujte spôsobom, ktorý dáva príjemcovi pochybnosti: "Sme si istí, toto nie je nič iné ako dohľad z vašej strany a že túto chybu rýchlo napravíte."
Uveďte všetky podrobnosti týkajúce sa zlej kontroly, ako je názov banky, číslo šeku a dátum, ako aj sumu. Zadajte aj číslo účtu zákazníka s vašou spoločnosťou a dokumentujte zostatok na tomto účte.
Odkazujte na svoje pravidlá vrátenia poplatkov, ak ich máte. Napríklad, ak máte písomné pravidlá, ktoré špecifikujú poplatok vo výške 20 USD za všetky vrátené šeky, z nich by ste citovali a požiadali ho o sumu šeku. Vždy poskytnite zákazníkovi čiastku v plnej výške, ako napr. "Prosím vráťte 150,00 dolárov za vrátenú šeku plus poplatok vrátený za 20 dolárov za celkovú sumu 170,00 dolárov."
Informujte zákazníka o tom, ako vám môže vyplatiť finančné prostriedky. Môžete napríklad požiadať, aby priniesol peňažnú hotovosť do miesta podnikania alebo odoslal peňažnú objednávku alebo certifikovanú šeku na adresu vašej firmy. Uveďte, či môžete prijímať kreditné alebo debetné karty cez telefón alebo osobne.
Uveďte platobné podmienky: "Odošlite platbu do 15 dní." Zatvorte pozvanie príjemcu, aby vám zavolal s akýmikoľvek otázkami.
Odhláste sa a skopírujte svojho právneho zástupcu. Pripojte "esquire" k priezvisku právneho zástupcu, takže príjemca vie, že právnik profesionálny monitoruje situáciu. Nechcete ohroziť právne kroky v prvom liste. Usmernenie vyrovnania dlhu je preferovanou voľbou. Kopírovanie vášho advokáta jemne varuje príjemcu, že môžete prijať príjemcu na súd, ak sa problém nevyrieši.
Tipy
-
Ak nepočujete od svojho dlžníka do 10 pracovných dní, pokračujte ďalším listom s dôrazom na potrebu počuť od neho do týždňa. Ak nedostanete odpoveď alebo dlžník odmietne zaplatiť, obráťte sa na svojho právneho zástupcu.
