Agenda obchodných stretnutí sa používa na komunikáciu dôležitých záležitostí, o ktorých sa bude diskutovať na stretnutí. Tento dokument umožňuje všetkým účastníkom primerane sa pripraviť na témy stretnutia.
Agenda obchodných stretnutí musí odpovedať na niektoré otázky: Aká je téma pre diskusiu? Prečo by sa malo diskutovať? Kto bude zapojený do diskusie? Kto má na starosti určité témy? Ako dlho bude téma diskutovaná počas stretnutia?
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
Aplikácia na spracovanie textu
Vytvorte nový dokument so schvaľovacou agendou ako názov a názov súboru. Pre vaše pohodlie, možno budete chcieť formátovať názov súboru týmto spôsobom: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. Týmto spôsobom, keď sa pozriete do svojich zložiek, bude každý konkrétny program ľahko nájsť.
Zadajte dátum stretnutia, miesto konania a mená osôb, ktoré sa zúčastňujú na stretnutí. Tieto informácie sa stanú kľúčovými, najmä pri sledovaní pokroku v určitej téme, projekte alebo probléme.
Vytvorte tabuľku s 5 stĺpcami s názvom "Agenda obchodnej schôdze v (dátum schôdze)."
Zadajte názov "Téma" ako prvý názov stĺpca. Potom zadajte každú tému schôdzky, o ktorej budete diskutovať.
Kľúčové "Ciele / ciele" ako druhý názov stĺpca. Veľmi krátko uveďte požadovaný konečný výsledok pre každú tému počas stretnutia.
Zadajte názov tímu ako tretí názov stĺpca. Berte na vedomie ľudí, ktorí budú zodpovední za prezentáciu témy alebo hovorenie v jej mene. Ak má táto téma vedúceho tímu, nezabudnite to tiež.
Kľúčová stratégia ako štvrtý názov stĺpca. Uveďte, ako plánujete riešiť túto tému. Medzi príklady patrí "brainstorming" na vytváranie myšlienok, "preskúmanie" prechodu na vybraný výsledok alebo projekt, "rozhodnutie", ak sa musí urobiť rozhodnutie, alebo "informácie", ak je potrebné zdieľať všeobecné informácie.
Typ "Čas" ako piaty názov stĺpca. Uveďte počet minút, kedy bude každá téma pridelená na diskusiu. To je nevyhnutné na udržanie dobrého toku nápadov v zasadacej miestnosti a na poskytnutie štruktúry na vašom stretnutí.
Dokument uložte po zadaní všetkých známych informácií v každom riadku.
Tipy
-
Tabuľka je iba základným spôsobom organizovania tém na diskusiu na stretnutí. Môžete voľne naformátovať schôdzu svojho pracovného stretnutia inak, pokiaľ sú všetky uvedené položky zahrnuté.
Je dôležité, aby ste vyčlenili dostatok času na diskusiu o vybraných témach, ale nie príliš veľa času, inak sa diskusia bude zvyčajne pokračovať. Požiadajte moderátorov o to, koľko času budú musieť na svoje témy prezentovať.
Uistite sa, že každý, kto sa zúčastňuje schôdze, dostane program najmenej deň pred navrhovaným stretnutím. To všetkým poskytne čas na prípravu a umožnenie prípadných revízií agendy.
