Mať online manuál pre pravidlá a procedúry umožňuje ľubovoľnému zamestnancovi kedykoľvek zobraziť pravidlá a postupy bez toho, aby ste sa museli obávať nedávnych aktualizácií. Compay sa vyhýba tlači viacerých papierových kópií podľa potreby pre rôzne oddelenia. Prvým krokom je napísanie príručky o pravidlách a postupoch a ďalším je vytvorenie bezplatného účtu v službe Dokumenty Google, webovom rozhraní, ktoré umožňuje členovi nahrať dokumenty a zdieľať ich s ostatnými. Potom odovzdajte dokument a nastavte úrovne povolení tých, ktorí dokážu zobraziť dokument.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér na spracovanie textu nainštalovaný na počítači
-
pripojenie k internetu
-
Emailová adresa
Otvorte nový dokument v aplikácii na spracovanie textu. Stručne uveďte, aký obsah je potrebné zahrnúť do príručky o pravidlách a postupoch. Príručku môžete rozdeliť podľa oddelenia a potom podľa úloh v každom oddelení. Nezabudnite uviesť kontaktné informácie pre kľúčových zamestnancov zodpovedných za každé oddelenie. Formátujte a overte dokument. Uložte si svoju prácu.
Prihláste sa na internet a navštívte stránku google.docs.com. Vytvorte účet pomocou určenej pracovnej e-mailovej adresy s heslom, ktoré obsahuje písmená a čísla. Skontrolujte svoj e-mail na potvrdzujúci e-mail od spoločnosti Google s informáciami o vašom novom účte a kliknutím na odkaz na potvrdenie v e-maile dokončite proces účtu.
Prihláste sa do nového účtu. Kliknite na položku Nahrať dokument v blízkosti možností ponuky vľavo. Zobrazí sa nové okno s dvomi sekciami. Ľavý panel zobrazuje pracovnú plochu alebo súbory na pevnom disku v závislosti od toho, ako ste ju nastavili. Pomocou ikon so šípkami v hornej časti okna prejdite na miesto, kde ste uložili príručku zásad a postupov. Kliknite na súbor s pravidlami a postupmi, aby sa zobrazil v poli Názov súboru. Kliknite na tlačidlo Otvoriť. Dokumenty Google vám ukážu stavový riadok po dokončení odovzdania.
Kliknite na tlačidlo "Späť na správu dokumentov". Kliknite na prázdne začiarkovacie políčko vedľa novo nahraného Príručky zásad a postupov.
Kliknite na "Zdieľať dokument" v paneli s nástrojmi nad príručkou. Tým sa otvorí ďalšie malé políčko, v ktorom môžete zadať e-mailové adresy tých, ktorým chcete mať povolenie na zobrazenie alebo úpravu dokumentu. Pokiaľ vám váš nadriadený nepovedal inak, zvoľte "Zobraziť" práve teraz. Keď kliknete na tlačidlo Pozvať, pošle sa vám nový e-mail, ktorý uvediete, aby ste vedeli, že je k dispozícii nový dokument, ktorý si môžu pozrieť. Teraz máte kompletnú príručku online pravidiel a postupov.
Tipy
-
Nastavenia môžete prispôsobiť prehrávaním s úrovňami povolení a upozornení. Ak chcete, Dokumenty Google môžu informovať tých, ktorých pozvete, vždy, keď dôjde k zmene dokumentu. To umožňuje vašim spolupracovníkom vedieť, že je k dispozícii aktualizovaná verzia. Dokumenty Google tiež poskytujú odkaz z hlavnej stránky na zdieľanie vášho dokumentu ako trvalého webového odkazu, ktorý môže uľahčiť distribúciu väčšiemu množstvu ľudí a môže eliminovať potrebu aktualizovať úrovne povolení denne.
Výstraha
Heslo aplikácie Dokumenty Google nezdieľajte s osobami, ktorým nechcete mať prístup na vykonanie zmien v účte.
