Kancelárske postupy sú dôležité, ak chcete pracovať bezproblémovo v profesionálnom prostredí, či ide o právnickú firmu, lekársku kanceláriu alebo vládne zariadenie. Je dôležité, aby bol viditeľný písomný postup. Každá kancelária by mala mať písomnú sadu postupov, ktorú vedúci pracoviska a vedúci kancelárie vidia na prednej kancelárii.
Ktoré postupy úradu by mali stanoviť
Pracovné hodiny by mali byť prvou vecou uvedenou a všetci zamestnanci by mali byť v práci včas a pripravení na tento deň. Ak zákazník príde do kancelárie a nikto tam nie je, pravdepodobne bude mať negatívny pohľad na podnikanie a nemusí sa nikdy vrátiť. Aj kancelária by mala byť čistá, čistá a dobre zásobená. Uistite sa, že registrovaný zoznam a perá sú k dispozícii pre zákazníkov, aby sa prihlásili, a pokiaľ je to možné, sprístupnili kávu a vodu. Prvé dojmy sú všetko v úspešnom podnikaní. Okrem toho by sa s každým zákazníkom malo zaobchádzať s rešpektom a profesionalitou, či už v kancelárii alebo telefonicky. Ak sa hovor dostane pre vedúceho, zamestnanec by mal dostať všetky informácie predtým, ako ich spojí s volajúcim, vrátane mena, charakteru hovoru a telefónneho čísla v prípade straty spojenia. Ak je hovor určený na schôdzku, mali by zistiť povahu návštevy a informovať o tom, čo je k dispozícii, a uistite sa, že dostanete telefónne číslo v prípade zrušenia. Mali by vždy opakovať to, čo sa hovorí, takže nie je zmätok.
organizácie
Usporiadajte a udržiavajte pracovnú stanicu pre maximálnu produktivitu, uistite sa, že v kopírovacom stroji je papier, počítač je spustený, distribuovaná pošta a doručené správy. Ak vaša práca zahŕňa nastavenie cestovného poriadku, uistite sa, že vedieť, kde váš vedúci si želá zostať, a zaznamenať čas letu a informácie o prenájme auta a zistiť, o počasí v destinácii cesty. Pred rezerváciou cestovných plánov sa vždy obráťte na svojho nadriadeného. Po dokončení všetkých rezervácií vytlačte dve trasy - jeden pre vás a jeden pre vášho nadriadeného - a nezabudnite uviesť dátum cesty v kalendári.
Nakoniec prejdite na schôdzky s nadriadeným a oznámte jej plánovaným schôdzkam na nasledujúci deň. Nastavte odkazovač na hlasovú poštu alebo na službu odpovedania po pracovnej dobe. Vypnite všetky zariadenia, kopírovacie stroje, tlačiarne a počítače a vyprázdnite kávovú karafu a vypnite kávovar. Nakoniec sa uistite, že všetky dvere sú zablokované pred nastavením budíka.
