Väčšina hotelov prevádzkuje nočné audity alebo vyvažuje kontroly svojich hostí.Tieto kontroly sa vykonávajú s cieľom zabezpečiť presnosť účtov hostí, overiť finančné transakcie dňa a sledovať percentá obsadenosti a príjmy z izieb, ako aj zistiť, ktorí hostia budú kontrolovať ďalší deň. Nočné audity sa môžu vykonávať ručne alebo elektronicky a v celkovom postupe je veľa krokov.
Kompletné účty za nevybavené poplatky
Nočný audítor je zodpovedný za zabezpečenie toho, aby všetky transakcie hosťov za deň boli správne účtované a zverejnené na hosťujúcich účtoch. Tieto poplatky musia byť zverejnené na presný dátum, alebo zmiznutie a nezrovnalosti môžu vzniknúť, keď sa hosť odhlási. Niektoré príklady poplatkov tohto typu zahŕňajú poplatky za izbovú službu, telefónne poplatky alebo poplatky za internetové pripojenie, poplatky za chemické čistenie, poplatky za minibary alebo náklady na parkovacie služby.
Zosúladiť stav a ceny izieb
Po preskúmaní denného obsadenia a správ o stave domu, ktoré sú ukončené každé ráno, musí nočný audítor zosúladiť akékoľvek nezrovnalosti medzi týmito dvoma správami, aby sa dozvedeli stav skutočného obsadenia miestnosti. Potom porovná záznamy o registrácii hostí s miestnou správou, aby sa ubezpečil, že sadzby, ktoré sa účtujú alebo sú kótované, zhodujú. Niektorí hostia môžu napríklad pri rezervácii uviesť firemnú zľavu, ale rezervačný systém je uvedený ako štandardná sadzba.
Overenie notiek
Keď majú hostia rezervácie, ale nikdy sa neoverujú, považujú sa za nekonvenčné. Nočný audítor musí skontrolovať tieto informácie v systéme predných kancelárií, aby zabezpečil odstránenie duplicitných rezervácií, fakturáciu za nevyžiadanú cenu a miestnosti sú označené ako dostupné. Musí tiež v systéme uviesť, že zákazník sa nezobrazil, takže nie sú žiadne problémy, keď sa za poplatok zaúčtuje no-show.
Sadzby v miestnosti a dane
Tento nočný kontrolný proces je zvyčajne oveľa jednoduchší s automatizovaným systémom. Nočný audítor jednoducho zverejní alebo vytvorí poplatok za skutočné nočné ceny izieb a všetky príslušné dane pre všetky obsadené miestnosti. Po potvrdení sadzieb a daní vytvorí nočný audítor sadzbu za ubytovanie a daňovú správu.
Generovanie hlásení
Nočný audítor vytvára niekoľko správ, okrem správy o sadzbe a daňovej správe. Patria sem denné prevádzkové výkazy, samostatné oddelenia a výkazy o vysokej bilancii. Denná prevádzková správa pozostáva zo súhrnu celého obchodného dňa a zahŕňa podrobnosti ako sú celkové príjmy, hotovostné transakcie na frontách, prevádzkové štatistiky a pohľadávky. Oddelené oddelenia správy zahŕňajú všetky transakcie z iných hotelových oddelení, ako napríklad reštaurácia alebo bar na mieste, izbová služba a ďalšie hotelové priestory. Správa o vysokej bilancii jednoducho identifikuje hostí, ktorí môžu byť blízko k dosiahnutiu limitov kreditného účtu.
Záverečné postupy
Nočný audítor porovnáva hotovostné platby a výplaty, vyvažuje registre a následne vytvára vklad bankových vkladov. Potom zálohuje hotelový počítačový systém, aby zabezpečil uloženie všetkých informácií. Konečným postupom je distribúcia všetkých správ a informácií príslušným stranám, ako napríklad generálnym riaditeľom, manažérom recepcie a manažérom izbového servisu alebo reštaurácie.
