Kniha nehnuteľností sleduje príjmy a výdavky spojené s nehnuteľnosťami. Zriadenie katalógu nehnuteľností nie je príliš odlišné od nastavenia akéhokoľvek iného typu obchodnej knihy. Prvým krokom, bez ohľadu na typ knihy, ktorú vytvárate, je rozhodnúť sa, či to urobíte manuálne alebo pomocou počítačového softvéru. Existujú výhody a nevýhody oboch.
Zatiaľ čo vedenie ručnej knihy sa môže zdať neaktuálne vo veku počítača, pre malú firmu alebo pre jedného agenta to môže mať zmysel. Najväčšou výhodou papierovej knihy je to, že všetko môžete vidieť v jedinom pohľade, nie je posúvanie a nie je to, ako by sa mali strany vzájomne prispôsobiť po vytlačení. Medzi ďalšie výhody patrí schopnosť vziať si ju kdekoľvek, možnosť obracať ho kedykoľvek a pozrieť sa na vaše záznamy a žiadne obavy z havárií počítača, ktoré ničia vaše dáta.
Nevýhody papierových kníh sú to, že musíte manuálne pridať a odčítať, čo môže ľahko viesť k chybám. Môžu byť tiež časovo náročnejšie, ak máte k dispozícii veľké množstvo údajov. Okrem toho nie je jednoduchý spôsob zdieľania informácií s ostatnými. Nemôžete rýchlo odoslať e-maily ani odovzdať knihu papiera.
Výhody softvéru sú automatické výpočty, rýchly a jednoduchý prístup, možnosť rýchleho zdieľania informácií s účtovníkom alebo inými a skutočnosť, že existuje niekoľko programov vytvorených špeciálne pre nehnuteľnosti. Ak máte otázky o tom, kde a ako majú byť položky vložené, môžete často získať okamžitú online podporu.
Nevýhody softvéru spočívajú v tom, že v prípade problémov s počítačom musíte neustále vytvárať zálohu, vaša kniha nie je prenosná, ak nemáte prenosný počítač a často je to jednoduchšie dať čísla v nesprávnych stĺpcoch ako v papierovej podobe kniha, kde môžete vidieť celú stránku.
Akonáhle sa rozhodnete, ktorá metóda je pre vás správna, je čas rozhodnúť o kategóriách vo vašej knihe.
Tento krok je rovnaký pre papierové a softvérové účtovníctvo, avšak ak si zakúpite softvér, ako je napríklad Real Estate Agent Accelerator, mnohé z kategórií už budú pre vás k dispozícii. Ak je to tak, vytvorte zoznam kategórií v každom prípade a pridajte všetky, ktoré softvér za vás ešte nepridal.
Ak vytvárate kategórie od začiatku, chyťte kus papiera a vytvorte dva stĺpce, jeden pre výdavky a jeden pre výnosy. Môžete byť tak podrobný, ako chcete, ale vyhnúť sa príliš všeobecnému. Budete chcieť oddeliť niektoré toky príjmov na daňové účely, ako sú provízie a bonusy.
V stĺpci výnosov premýšľajte o všetkých typoch príjmov, ktoré očakávate, a uveďte ich. Uistite sa, že obsahuje aj kategóriu "rôzne" alebo "iné", pretože vždy existujú nečakané predmety, ktoré sa jednoducho nezhodia nikde inde.
Urobte to isté pre stranu výdavkov. Premýšľajte o rôznych druhoch výdavkov, ktoré vzniknú, a uveďte ich. Môžu byť kombinované alebo rozdelené, ako uznáte za vhodné, ale budete chcieť mať položky, ktoré ovplyvňujú vaše dane inak vo svojich vlastných stĺpcoch. Napríklad by ste mohli mať zoznam kancelárskych potrieb a zoznamu čistiacich prostriedkov, alebo ich môžete kombinovať do jednej kategórie, pretože obaja sa odpočítavajú rovnako z daní (ako náklady na údržbu). Požiadajte svojho daňového účtovníka o radu, ale niektoré položky, ktoré by ste pravdepodobne mali byť oddelené, sú cestovné výdavky a veľké nákupy, ako sú napríklad vozidlá, pretože tieto výdavky sú odpočítané inak.
Posledným krokom je jednoducho vyplniť vrcholy stĺpcov s kategóriami, ktoré ste vytvorili, a začať robiť záznamy pod každým stĺpcom, keď sa vyskytujú.
Ak používate knihu papiera, je často najľahšie venovať polovicu knihy výdavkom a druhú polovicu výnosov. Jasné rozdelenie medzi týmito dvoma pomôže vyhnúť sa vstupným chybám.
Ak používate program tabuľkových procesov, možno budete chcieť zvážiť vytvorenie dvoch samostatných súborov, jeden pre príjmy a jeden pre výdavky, aby sa zabránilo zmätku. Niektoré programy automaticky nastavia tieto dve kategórie pre vás, čo tiež pomáha predchádzať chybám.
