Dokumentácia je súčasťou každodenného života vo svete zhromažďovania osobných, finančných a všeobecných údajov a preto je len správne, aby sa vykonávali periodické audity metód na spracovávanie dokumentov. Audit ukazuje, aké opatrenia sa implementujú, metódy, ktoré by sa mali zmeniť, a spôsoby, ako tieto zmeny vykonať.
Postup verejného obstarávania
Organizácia by mala pravidelne overovať, či sa dodržiava postup pri obstarávaní dokumentov. Pri audite sa môže zistiť, či organizácia v súčasnosti používa spôsob riadenia dokumentácie, či sú potrebné dokumenty schválené oprávneným pracovníkom a ako efektívne pracujú zmeny dokumentov. Táto časť auditu môže tiež ukázať, aké sú dostupné dokumenty.
Ukladanie dokumentov
Dokumenty môžu byť uložené ako tlačené alebo počítačové súbory. Pri audite sa môže zistiť, či sú systémy na ukladanie záznamov nastavené podľa potrieb organizácie. Audit by mal tiež ukázať, ako dlho sú archivované a počítačové dokumenty uchovávané v spise. Pri audite sa musí zistiť, či sú dokumenty uchovávané v dobrom stave a chránené pred poškodením, poškodením alebo stratou.
Opis dokladov
Pri audite by sa malo overiť, ako sú dokumenty opísané v evidenčnom systéme organizácie. Dokumentácia môže byť uvedená pod menom, číslom alebo v opisnej forme. Dokument môže mať krátky a relevantný popis, ktorý uľahčí vyhľadanie. Pri audite by sa malo uvádzať, či sú dokumenty podávané systematicky podľa čísla verzie a dátumu revízie.
