Vaša organizácia práve vytvorila nový program a musíte o tom informovať svojich klientov. Najjednoduchším spôsobom, ako to urobiť, je poslať každému klientovi list, ktorý ho informuje o programe. Ak chcete získať pozornosť klienta, váš list sa musí zapojiť tak, aby si ho prečítal a váš list musí byť informatívny, aby presne pochopil, o aký program ide. Dokonca aj vtedy, ak program prinesie prospech vášmu klientovi, ľudia majú tendenciu zdráhať sa čítať priame zásielky, takže musíte nájsť presne správnu rovnováhu medzi informáciami a presvedčovaním.
Zadajte dátum a preskočte riadok. Pomocou funkcie hromadnej korešpondencie v programe na spracovanie textu môžete pridať mená a adresy klientov alebo ich vynechať, ak dávate prednosť všeobecnému listu.
Preskočte ďalší riadok a napíšte "Vážený pán / Ms (meno klienta)", za ktorým nasleduje dvojbodka alebo napíšte "Vážení zákazníci", za ktorým nasleduje dvojbodka pre všeobecný pozdrav. Majte však na pamäti, že ľudia s väčšou pravdepodobnosťou čítajú správy, ktoré sú pre nich špecificky adresované, takže ak môžete pridať mená a adresy klientov, mali by ste tak urobiť.
Začnite písať s niečím, čo upúta pozornosť klientov. Mohla by ich zaujímať relevantná skutočnosť alebo štatistika; napríklad. "Vedeli ste, že za nový program môžete zabezpečiť svoje deti za mesiac 50 USD mesačne?" Počnúc priamym prínosom, ako je tento, upúta pozornosť klientov a povzbudí ich, aby si prečítali viac.
Uveďte všeobecné podrobnosti o programe. Poskytnite dostatok informácií, aby si klienti mohli urobiť kvalifikované rozhodnutie, ale nie toľko, že ich prekonáte jemnou potlačou. Povedzte im, kde môžu získať podrobnosti. uveďte napríklad informácie o vašom webe a uvítací paket spolu s programovou aplikáciou.
Povedzte klientom, čo majú robiť, ak majú záujem. Zadajte telefónne číslo alebo webovú stránku, na ktorej sa môžu zaregistrovať. V prípade potreby uveďte príslušné dátumy, miesta a termíny.
Zatvorte písmeno napísaním "S pozdravom" a preskočte tri riadkové medzery. Zadajte svoje meno. Vytlačte písmená na webovej stránke vašej organizácie a do každého listu podpisujte svoje meno nad napísané meno. Ak nemôžete podpísať každú kópiu, urobte grafiku svojho mena a vložte ho do dokumentu, takže pri tlači písmen bude mať každý "podpis".
