Ak máte spotrebiteľa hltať o výrobok alebo službu, ktorá nedosahuje vaše očakávania, jeden z najlepších spôsobov, ako zabezpečiť, aby vaše obavy boli brané vážne, je písomne sťažnosť list. Aj keď môže byť ťažké určiť najlepší spôsob, ako začať sťažnosť, existuje niekoľko rôznych stratégií, ktoré môžete podniknúť.
Riešenie listu
Riešenie Vášho sťažnostného listu konkrétnej osobe zníži pravdepodobnosť, že váš list bude ignorovaný alebo "spadne cez praskliny". Začnite svoj list tým, že sa obrátite na konkrétnu osobu, ktorá je oprávnená odpovedať na Vašu sťažnosť. Nezabudnite zahrnúť titul tejto osoby. Webová stránka spoločnosti bude zvyčajne obsahovať informácie o tom, kto alebo kam smerovať sťažnosti zákazníkov. Pred zapísaním svojho listu vykonajte nejaký prieskum, aby ste sa uistili, že ho pošlete príslušnej osobe.
Dostaňte sa do bodu
Začnite krátkym nadpisom, ktorý odkazuje na problém, ktorý sa pokúšate vyriešiť, pred prvým odsekom s čo najväčším počtom špecifikácií. Ak je vaša sťažnosť napríklad o letoch leteckej spoločnosti, uveďte dátum cesty, číslo trasy a číslo letu. Po záhlaví by mal váš odsek zhrnúť sťažnosť. Rýchlo sa dostaňte do prvej vety vášho prvého odseku a načrtnite konkrétne sťažnosti týkajúce sa tovaru alebo služieb spoločnosti. Zahrňte čo najviac podrobností, kým zostanete stručné a úctivé.
Začnite s pozitívnym
Ďalším spôsobom spustenia sťažnosti je použitie prvého odseku s cieľom vyjadriť niečo pozitívne o produktoch alebo službách spoločnosti predtým, ako začnete s podaním sťažnosti. Tento prístup kladie čitateľa do menšej kontradiktórnej pozície, čo môže viesť k tomu, že bude ochotnejší spolupracovať s vami na riešenie vašej sťažnosti. Začnite svoju prvú vetu s priaznivou skúsenosťou, ktorú ste mali so spoločnosťou v minulosti, zvýraznite niektoré pozitívne atribúty spoločnosti a potom načrtnite charakter vašej sťažnosti vo vašej druhej vete alebo odseku.
Všeobecné tipy
USA.gov ponúka tipy na to, ako napísať účinný list sťažnosti, pričom konštatuje, že často poštou vytlačené poštou je najefektívnejším spôsobom, ako kontaktovať spoločnosť. Tiež budete mať pravdepodobne lepšie výsledky, ak použijete priamy, non-konfrontačný tón; nahnevaný, hrozivý alebo sarkastický list môže byť menej účinný ako list, ktorý je pokojný a racionálny. Okrem toho by ste mali jasne presne uviesť, ako chcete, aby sa problém vyriešil. Nakoniec dokumentujte každý krok, ktorý prijmete, a každé písmeno, ktoré napíšete, a uchovávajte kópie.
