Federálne pracovné právo vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali presné záznamy pracovného času zamestnanca. Zamestnanci musia sledovať hodiny s časovou kartou, či už s využitím času alebo ručne písaného dokumentu, vyžaduje od zamestnávateľa, aby dodržiaval určité pravidlá uvedené v Zákonoch o spravodlivých pracovných normách (FLSA).
Evidencia
Informácie, ktoré sú zaznamenané na pracovnej karte zamestnanca, sa považujú za oficiálny dokument. Presné informácie, ktoré by mali byť uchovávané v zázname, nie sú prísne vymedzené, ale ministerstvo práce USA navrhuje zahrnúť celý dátum dní odpracovaných s časom a časom jasne vymenovaných spolu s celkovými odpracovanými hodinami za každý deň. Pre každého zamestnanca by sa mali uchovávať časové preukazy najmenej po dobu dvoch rokov. Ministerstvo práce vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali archívy k dispozícii na kontrolu. Záznamy uchovávajte na ľahko prístupnom mieste, pretože môžete požiadať o poskytnutie ďalších informácií na základe údajov uvedených na každej karte. Uchovávajte záznamy zamestnancov na dva roky, a to aj vtedy, keď už nie ste zamestnaný.
nadčas
Presné vedenie záznamov o odpracovaných hodinách pomocou časovej karty je nevyhnutné pri určovaní, či sú vaši zamestnanci splatní za prácu nadčas. Pracovníci majú nárok na dodatočné platby za akékoľvek hodiny uvedené na časovej karte nad 40 v určitej pracovnej týždni. Služba FLSA popisuje pracovný týždeň ako sedem po sebe idúcich 24-hodinových dní, ktoré môžu začať v ktorýkoľvek deň v týždni, ktorý si vyberiete, alebo celkom 168 nepretržitých hodín. Zamestnancovi musí byť vyplatená minimálne sadzba 1 1/2 krát, a to bez ohľadu na to, ako je normálna hodinová sadzba pre každú hodinu nadčasov. Niektorí pracovníci sú oslobodení od pravidiel nadčasov, ako sú niektoré typy predajcov, výkonní a profesionálni zamestnanci, pracovníci v poľnohospodárstve a iní. Ďalšie informácie o oslobodeniach od zamestnancov nájdete na odkazu uvedenom v časti Zdroje.
Písomná politika
Vytvorte štandardy, od ktorých očakávate, že vaši zamestnanci budú dodržiavať, pokiaľ ide o zaznamenávanie hodín práce, ako sú presné časy začatia a ukončovania, množstvo hodín, ktoré musia každý deň pracovať, a koľko času je určených na prestávky. Uistite sa, že každý pracovník vie, že je zakázané falošne zaznamenávať hodiny, ktoré pracovali, alebo zámerne dierovať časovú kartu spolupracovníka. Vysvetlite, aké disciplinárne opatrenia budete podniknúť, ak sa tieto postupy nedodržia, až do prípadného ukončenia. V prípade, že zamestnanec vás legálne spochybní počas doby, kedy boli zaplatené, pokyny, ktoré vysvetľujú váš postup pri dokumentovaní odpracovaného času, pomôžu vašej strane argumentovať.
