Ústrednou úlohou oddelenia nákupu je obstaranie dodávok alebo tovaru používaných pri prevádzkovaní podniku. Pri plnení tejto úlohy si kladie za cieľ vybudovať a udržiavať hlavné vzťahy s dodávateľmi, získať najvyššiu hodnotu na tovare a koordinovať všetky príslušné dokumentačné činnosti presne a efektívne.
Budovanie a udržiavanie vzťahov s dodávateľmi
Z historického hľadiska sa nákup zameriava najmä na získavanie ponúk s cieľom dosiahnuť čo najnižšie náklady. Organizácia Univerzity Utah Health Care však vo svojich politikách verejného obstarávania upozorňuje, že od okamihu uverejnenia sa postupy verejnej súťaže používajú len v prípade potreby. Namiesto toho sa mnohé spoločnosti spoliehajú na nákupné oddelenia, ktoré identifikujú potenciálnych dodávateľov, komunikujú s nimi a rozvíjajú dôveryhodné vzťahy s najlepšími poskytovateľmi. Tento vzťahový prístup posilňuje spoločné ciele dodávateľa a kupujúceho a umožňuje väčšiu flexibilitu alebo prispôsobivosť keď prekážky bránia prirodzenému toku logistiky a distribúcie.
Získanie najlepšej hodnoty tovaru
Úlohou úzkeho prepojenia so zameraním na udržiavanie vzťahov s dodávateľmi je dosiahnutie najlepšej hodnoty na tovare. "Najlepšia hodnota" zahŕňa rovnováhu pri získavaní primeraných sadzieb a kvalitných produktov. Napríklad predajca potrebuje dobré ceny na dosiahnutie zisku, ale tiež potrebuje vysokokvalitný tovar na prilákanie kupujúcich. Z tohto dôvodu nákupné oddelenie musí porovnať cenové body rôznych dodávateľov s kvalitou ich riešení. Akronská univerzita poukazuje na to, že jej centralizované nákupné oddelenie nesie túto zodpovednosť pri riadení nákupov vo všetkých organizačných oddeleniach.
Koordinácia príslušnej dokumentácie
Procesy nákupu vo svojej podstate zahŕňajú množstvo dokumentov a dokumentácie. Organizácia Utah Health Care University uvádza, že úlohou oddelenia nákupu je napríklad udržiavať zmluvné súbory o všetkých aktívnech dodávateľských vzťahoch. Nákupné činnosti súvisia aj s účtovníctvom v organizáciách, ktoré používajú softvérové programy podnikových zdrojov, ktoré umožňujú, aby boli účtovné činnosti priamo spojené s existujúcimi objednávkami a platbami na účte. V niektorých prípadoch je proces automatizovaný. Z tohto dôvodu presnosť pri zadávaní objednávok a detailoch transakcií je rovnako dôležitá pre nákupné oddelenie ako je to pre účtovné oddelenie.
