Kvalitným manažérom, ktorý pomáha pracovať a dohliadať na všetky oddelenia, je nevyhnutnou súčasťou úspešného podnikania. Napríklad manažér je potrebný na spustenie nákupného oddelenia. Ak sa stanete ten manažér, potom musíte presne pochopiť, čo oddelenie nákupu robí pre firmu. Jednoducho povedané, nákupné oddelenie je zodpovedné za nákupy, vrátane vybavenia, dodávok a všetko ostatné, ktoré sú potrebné na to, aby podnik fungoval hladko. Manažér musí dohliadať na každý aspekt tejto kľúčovej funkcie pre podnikanie.
Uchovávajte podrobné záznamy. Na daňové účely musia podniky dôkladne sledovať všetky výdavky a predané položky. Úzko spolupracujte s účtovným oddelením spoločnosti, aby ste uchovávali v tlačenej forme a elektronické záznamy o všetkých svojich nákupoch. Trénujte všetkých zamestnancov vo vašom oddelení o vašej špecifickej metóde uchovávania a archivovania dokumentov.
Plánujte vopred. Pokiaľ ide o nákupy, čím skôr sa to dá lepšie. Priraďte konkrétneho zamestnanca alebo skupinu zamestnancov, aby ste regulovali všetko, čo vaše oddelenie kúpi, a určíte najlepší čas na usporiadanie. Napríklad vy a váš tím sa môžete rozhodnúť, že vhodný čas na zmenu poradia atramentu pre kanceláriu je, keď je v zásobovacej miestnosti iba jedna atramentová náplň.
Spravujte rozumné objednávky čo najskôr. Časť zamestnancov vášho oddelenia by mala byť zodpovedná za spracovanie objednávok od iných oddelení. Napríklad marketingové oddelenie môže potrebovať nový počítač objednaný. V čase prijatia nákupnej objednávky bude nákup už schválený. Preto sa váš tím môže sústrediť na nákup položky a sledovanie výdavkov.
Pri riadení nákupného oddelenia používajte dobrý úsudok. Jednou z kľúčových úloh je spracovanie objednávok. Mali by ste však venovať pozornosť aj tomu, čo objednávate. V niektorých spoločnostiach môžu rôzne iné oddelenia v budove požadovať nadmerné alebo zbytočné nákupy, ktoré sa od vás očakávajú. Ak spozorujete tieto typy nákupov, mali by ste o tom informovať svojho nadriadeného, hlavného finančného riaditeľa, vlastníka firmy alebo predstavenstva, v závislosti od hierarchie vo vašej spoločnosti.
