Informačný manažment je veľmi dôležitou súčasťou znalostných podnikov v 21. storočí. Správa informácií umožňuje organizáciám efektívnejšie zdieľanie informácií v celej spoločnosti. To vyzýva organizáciu, aby konala ako tím, v ktorom má každý člen prístup k vedomostnej báze ostatných. Riadenie informácií je zriedka bez problémov. Medzi typické výzvy patrí zhromažďovanie informácií, ich sprístupnenie a zabezpečenie ich používania.
Zhromažďovanie informácií
Bez zhromažďovania informácií nie je možné ju zdieľať. Informácie je možné zhromažďovať rôznymi spôsobmi. V maloobchodných podnikoch sa údaje o predaji z jednotlivých obchodov hlásia späť do sídla spoločnosti, ktoré môžu tieto informácie zdieľať so všetkými pobočkami. To môže pomôcť jednotlivým maloobchodným predajniam porozumieť trendom v dopyte spotrebiteľov. V odvetví profesionálnych služieb je bežné, že zamestnanci vyplnia dotazníky o práci, ktorú vykonávajú, ao potrebách svojich klientov. Dôležité je zabezpečiť, aby zhromaždené údaje boli relevantné a presné.
Sprístupnenie informácií
Poskytovanie informácií je výzvou, ktorá často spôsobuje ťažkosti pre organizácie. Jedna vec je zhromažďovanie informácií, ale úplne iná, aby boli všeobecne dostupné. Jednou z metód je zvyšovanie osobnej komunikácie prostredníctvom využívania medziodborových tímov. To povzbudzuje ľudí, aby zdieľali svoje osobné vedomosti s ostatnými. Ďalšou metódou na zdieľanie informácií je technológia. Databázy môžu poskytovať informácie ľuďom v celej organizácii. To umožňuje medzinárodnej spoločnosti prístup k údajom o trhoch po celom svete. Databázy však vyžadujú významné finančné investície, aby boli úspešné.
Zabezpečenie používania týchto informácií
Ak sú informácie úspešne zozbierané a sprístupnené, jedinou zostávajúcou výzvou je zabezpečenie prístupu a použitia. Aby sa zabezpečilo prístup k informáciám, je najlepšie vyvinúť techniky na zdieľanie informácií, ktoré sú jednoduché a ľahko použiteľné. Napríklad databáza by mala byť užívateľsky prívetivá. S cieľom zabezpečiť, aby sa informácie skutočne používali, je dôležité ukázať zamestnancom, že existujú hmatateľné výhody pri využívaní dostupných informácií.
