Firemná kniha záznamov je základným nástrojom pri sledovaní dôležitých rozhodnutí a činností spoločnosti. Práve tam sa zaznamenávajú stretnutia, všeobecné obchody, transakcie a obchodné rozhodnutia. Kniha sa skladá z piatich častí, z ktorých každý obsahuje konkrétne informácie. Tu je postup, ako správne zostaviť knihu záznamov spoločnosti podľa sekcií.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Firemná kniha záznamov
-
Pečať firmy
-
dokumentácia
Prvá časť
Uistite sa, že je zaznamenané pôvodné podanie spoločnosti, dátum podania a zaplatenie poplatkov. Toto bude niekoľko prvých dokumentov, ktoré sa dostanú do knihy firemných záznamov.
Požiadajte o certifikát v stave jedla od štátu. Zahrňte to do podnikovej knihy. Zahrnúť kópie stanov, ako aj prípadné pozmeňujúce a doplňujúce návrhy.
Napíšte svoje stanovy a priložte aj ich kópiu. Formálne napíšte každú akciu prijatú ako spoločnosť. Dokumentácia pre každé konanie, ktoré spoločnosť prijme, by mala byť v knihe záznamov.
Druhá časť
Napíšte minúty na úvodné stretnutie, aby ste vytvorili spoločnosť. Zahrňte aj voľby dôstojníkov a riaditeľov.
Vypísať akékoľvek počiatočné rozlíšenia, ktoré vytvoria spoločnosť. Zahrňte tiež všetky počiatočné dohody medzi spoločnosťou a právnikmi a účtovníkmi o službách.
Udržujte túto sekciu otvorenú, aby ste držali celú dokumentáciu o stretnutiach a minútach, kým spoločnosť funguje. Pokračujte v akýchkoľvek budúcich voľbách alebo odstúpeniach.
Tretia časť
Zahrňte všetky vydané akcie. Vlastníctvo každého certifikátu sa musí zaznamenať s dátumom vydania, ktorý ho prijal, a jeho osobnými údajmi (vek, bydlisko, fyzická osoba alebo právnická osoba).
Vypísať práva akcionárov a dohodu o hlasovaní a obsahovať uznesenie, ktoré schvaľuje tieto dokumenty. Tieto sú tiež zahrnuté v tejto časti.
Majte akýkoľvek akcionár alebo akciové transakcie korporácie tu tiež. Tu tiež zaznamenajte množstvo akcií, ktoré každá osoba alebo subjekt má v spoločnosti. Akékoľvek zmeny v akciách sa tiež dostanú sem.
Štvrtá časť
Zahrňte akékoľvek pôžičky alebo granty od členov, úradníkov alebo riaditeľov spoločnosti. Platí to najmä pri peniazoch, ktoré sa po prvýkrát dali podnikom na začiatku. Uznesenia a zmluvy o pôžičkách a ich prijatie musia byť zaznamenané tu.
Napíšte umiestnenie korporátnych účtovníkov, právneho zástupcu, poisťovacích agentov a ďalších profesionálnych pracovníkov, ktoré spoločnosť používa na podnikanie. Tieto informácie nájdete v štvrtej časti.
Zahrňte umiestnenie právnych a poisťovacích dokumentov, ako aj dátum ich nákupu a prijatie platby pre držiteľov a sprostredkovateľov.
Piata časť
Nezabudnite si napísať akékoľvek rozhodnutia ako uznesenia. Vypíšte akékoľvek dohody alebo diskusie o uzneseniach. Zahrňte tu všetku dokumentáciu. Akýkoľvek významný nákup, predaj, tvorba politiky alebo zmena, rozšírenie alebo ukončenie musia byť vyhotovené ako uznesenie korporátnych úradníkov a zahrnuté do tejto časti.
Použite svoju firemnú pečať alebo notára na formalizáciu akýchkoľvek dohôd medzi spoločnosťou a inými osobami alebo subjektmi.
Zahrňte všetky dokumenty s týmito tesneniami aj v tejto časti.
