V priebehu mnohých storočí sa zmluvy stali univerzálnym spôsobom vytvorenia právne záväznej dohody medzi dvoma stranami. Správa zmlúv zahŕňa spravovanie vzťahov medzi subjektmi, ako sú zákazníci, partneri, dodávatelia alebo zamestnanci. Postupy zahŕňajú podrobnosti o tom, ako vykonávať rokovania, implementáciu, ukončenie a obnovu.
Prvky konania
Váš cieľ v riadení zmlúv je maximalizovať zisk a minimalizovať riziko. Jasne definované postupy uľahčujú koordináciu medzi zainteresovanými stranami. Obchodné zmluvy zahŕňajú faktúry, objednávky a dohody o partnerstve. Implementovať postupy riadenia zmlúv pomocou počítačových softvérových systémov alebo jednoducho zdokumentovať ako príručku.
Vaše postupy by mali definovať, ako sú špecifikované požiadavky na poskytované produkty alebo služby. Dodržiavanie špecifikácií zmluvy často tvorí základ pre určenie kvality. Rôzne obchodné požiadavky spôsobujú zmeny zmlúv, ako to umožňujú postupy riadenia zmlúv. Zaviesť komplexné postupy riadenia zmlúv tak, aby v prípade sporných účtov a nesplnených záväzkov vznikli rýchlejšie riešenia, pretože vaše zmluvy sú robustné.
Uistite sa, že dodržiavate štatút a predpisy, ktorými sa riadi zmluvný jazyk a práva a povinnosti zúčastnených. Zatiaľ čo jednoduché podanie ruky bolo považované za právne záväzné, moderné spoločnosti sa teraz spoliehajú na sériu právnych dokumentov na obchodovanie. Dokumentuje, ako generovať štyri hlavné typy zmlúv: ceny za pevnú cenu, náhradu nákladov, čiastočne definované a listové zmluvy. Postupy vývoja a riadenia zmlúv pre každý typ by mali uvádzať, ako uviesť cenu, definovať rozsah, určiť plán doručenia, posúdiť riziko pre každú stranu a popísať všetky prebiehajúce obchodné vzťahy (ak sú relevantné).
Pripravte sa na spracovanie rôznych scenárov. V prípade zmlúv s pevnou cenou by sa v dodatočných postupoch mali špecifikovať poľahčujúce podmienky, ako napríklad spôsob písania zmluvy, ak nie je známe presné množstvo materiálov alebo ak činnosť prebieha dlhší čas. Niektoré odvetvia, ako napríklad stavebný priemysel, zahŕňajú stimuly v zmluvách na motiváciu prevádzkovej efektívnosti. Postupy súvisiace s nákladmi refundovateľnými zmluvami definujú spôsob, ako špecifikovať podmienky tak, aby kupujúci prevzal finančné riziko od predávajúceho tým, že súhlasí s cenou, ktorá zahŕňa (zvyčajne) všetky náklady plus poplatok. Pravidlá pre monitorovanie týchto typov zmlúv (zvyčajne využívané neziskovými agentúrami alebo obchodnými partnermi, ktorých finančný zisk nie je primárnym cieľom) zahŕňajú jasné očakávania. Vytvorte postupy pre čiastočne definované zmluvy a listové zmluvy. Investovanie času a úsilia do vývoja komplexných postupov zabezpečuje plynulú prevádzku vašej spoločnosti.
