Navrhovanie systému vnútornej kontroly pre vašu firmu vyžaduje plánovanie a pochopenie detailných činností spoločnosti. Vnútorné kontroly slúžia na niekoľko účelov, hlavné však majú zabezpečiť, aby podnik fungoval tak, ako je zamýšľaný, a zabrániť príležitostiam zamestnancov sprevádzať tovar alebo peniaze. Vnútorné ovládanie umožňuje majiteľovi firmy pokoj v poznaní, že všetko funguje správne bez toho, aby musel osobne dohliadať na každý aspekt operácie.
Preskúmajte všetky hlavné procesy vo vašej firme: výroba, riadenie zásob, pohľadávky, splatné účty, zúčtovanie bánk a akýkoľvek iný proces, pri ktorom by bolo možné spáchať podvod pomocou krádeže alebo zatajenia. Uveďte názvy alebo názvy pracovných miest v každej časti procesu, za ktorú je zodpovedný jednotlivec. Ak si nie ste istí, ako proces funguje, strávte čas "v teréne" a sledujte proces alebo položte otázky zodpovedných.
Posúďte každý krok každého procesu pre nedostatky v kontrole, ktoré by umožnili príležitosť ukradnúť majetok spoločnosti. Zamerajte sa na oblasti, v ktorých jednotlivec má v držbe aktíva a ich účtovníctvo. Napríklad, ak má jeden zamestnanec kontrolu nad pokladnicou a je tiež zodpovedný za jej zosúladenie na konci noci, má zamestnanec možnosť ukradnúť peniaze a skryť ho falšovaním zmierenia. Ďalším príkladom je, že jediný zamestnanec je zodpovedný za otvorenie prichádzajúcej pošty a je tiež zodpovedný za zaznamenávanie šekov, ktoré sa prijímajú poštou.
Zmeňte postupy pre tie oblasti, v ktorých ste hodnotili slabú vnútornú kontrolu. Ak je to možné, oddeľte funkciu väzby od funkcie hlásenia. Zatiaľ čo nemusíte mať dostatok zamestnancov na to, aby každý pracovník vykonával rôzne práce, alternatívne funkcie medzi zamestnancami, ktoré musíte mať, oddeľujú nekompatibilné funkcie vždy, keď je to možné.
Dôkladne dokumentujte nové postupy a oboznámte sa s nimi. Vyžiadajte spätnú väzbu od zamestnancov o tom, ako efektívne sú nové postupy. Je dôležité zabezpečiť, aby postupy mali zmysel z obchodného a operačného hľadiska, a nie len ako kontrola. Upravte postupy podľa spätnej väzby, ale vždy majte na pamäti účel kontrol.
Implementujte povinnú politiku pre dovolenku, ak ste to ešte neurobili. Väčšina problémov s chronickými krádežami v podnikoch môže pokračovať, pretože nikto iný nikdy nespĺňa funkcie zlodeja.Keď sú zlodeji nútení vziať si dovolenku a niekto iný si ich zaplatí, nemôžu skrývať zločin. Tieto pravidlá môžu zabrániť krádeži, ako aj odhaliť, ak k tomu dôjde.
Tipy
-
Posúďte účinnosť vašich interných kontrol najmenej raz za rok a v prípade potreby ich vylepšujte.
Výstraha
Nebojte sa vykonávať silné vnútorné kontroly, pretože sa obávate, že vaši zamestnanci budú myslieť, že im nedôverujete. Úprimní zamestnanci chcú pracovať v riadne navrhnutom prostredí.
