Práca pokladníka je v mnohých ohľadoch najdôležitejšia práca v správnej rade organizácie. Klubový pokladník je zodpovedný za všetky peniaze klubu, prichádzajúce aj odchádzajúce, a musí udržiavať presné záznamy na zabezpečenie dodržiavania právnych predpisov.
Zbieranie poplatkov
Zhromažďovanie poplatkov je takmer univerzálnou prácou klubového pokladníka. Úloha zberu poplatkov začína vtedy, keď začína rok klubu, či už je to August, čo je typické pre školské kluby alebo január ako pre servisné organizácie. Úloha výberu poplatkov je jednoduchá, ale vyžaduje dobrú evidenciu. Pokladníci by mali mať zoznam ľudí, ktorí platili svoje poplatky, aby udržali krok s členstvom v klube.
Platenie účtov
Jednou z úloh pokladníka je platiť účty za kluby. V školských zariadeniach to môže byť vykonané prostredníctvom požiadaviek správcov škôl, kým je v komunitnej organizácii, klub má zvyčajne bežný účet. Pokladník musí zaznamenať všetky zaplatené účty a prečo boli zaplatené v prípade, že sú potrebné ďalšie vysvetlenia.
Príprava rozpočtu
Rozpočet je základným dokumentom klubu. Hoci niektoré kluby dávajú prednosť plánovaniu podujatia a potom nájdu spôsob, ako ho financovať, môže to spôsobiť nátlak na klub. Klubový pokladník by mal trvať na tom, aby zostavil rozpočet pred začatím akéhokoľvek získavania finančných prostriedkov. Rozpočet by mal zahŕňať všetky výdavky, dokonca aj malé administratívne náklady.
Hlásenie finančných informácií
Typické stretnutie organizačnej rady vyžaduje finančnú správu od pokladníka klubu. Táto finančná správa by mala zahŕňať počiatočné a konečné zostatky všetkých účtov. Akékoľvek zbierané peniaze by mali byť zahrnuté a zaplatené účty by mali byť uvedené. Finančná správa by mala byť ľahko zrozumiteľná a pokladník by mal byť otvorený na zodpovedanie otázok o nej.
Príprava nástupcu
Keď je zvolený nový pokladník, súčasný pokladník musí túto osobu pripraviť vysvetlením procesu vedenia záznamov a nechaním nástupcu pozrieť sa na všetky informácie.
