Členovia správnej rady sú povinní vykonávať primeranú starostlivosť v riadení obchodných záležitostí spoločnosti, a to vrátane pobytu na vrchole finančných prostriedkov organizácie. Robia to pomocou správ od pokladníka organizácie a dostávajú správy o harmonograme, ktorý závisí od predpisov alebo pokynov organizácie od súčasnej rady.
Povinnosti rady
Správna rada je oficiálny orgán, ktorý dohliada na záležitosti ziskového alebo neziskového podnikania. Správna rada môže najať riadiacu firmu alebo vedúceho podniku, aby mohla prevádzkovať svoju činnosť, ale predstavenstvo stále stanovuje celkové ciele a poslanie organizácie. Predstavenstvo musí byť v rámci svojich povinností informované o finančnej výkonnosti, počte členov a činnostiach organizácie. Menujú pokladníka, ktorý dohliada na finančné prostriedky organizácie, a to buď tým, že vedie knihy priamo, alebo riadi dodávateľa alebo zamestnanca.
Pokladník povinností
Pokladník rady je osoba, ktorá sleduje financie organizácie. V menších organizáciách, najmä v neziskových organizáciách, môže pokladník uchovávať knihy, robiť vklady, písať šeky a pracovať s daňovým spracovateľom na dane organizácie. Pri väčších organizáciách môže pokladník iba skontrolovať prácu plateného účtovníka, účtovníka, výkonného riaditeľa alebo finančného riaditeľa. Niektorí pokladníci vedú finančný výbor pozostávajúci z viacerých členov správnej rady alebo menovaných členov správnej rady.
Požiadavky na vykazovanie
Pokladníci predkladajú svoje správne správy pravidelným finančným správam. Toto sa často vyskytuje na oficiálnych zasadnutiach správnych rád, ktoré sa konajú mesačne alebo štvrťročne. Správa pokladníka je zvyčajne jedným z prvých obchodných príkazov na zasadnutí správnej rady, pričom správna rada si vezme čas na prerokovanie správy, ak je podrobná alebo akceptuje súhrn od pokladníka, ak to nie je. Pokladník ročne predkladá predstavenstvu rozpočet na nadchádzajúci rok, správu o hospodárení za rok a daňové podania organizácie. Ak je to verejne obchodovaná spoločnosť, pokladník predstavuje informácie, ktoré sa dostanú do výročnej správy spoločnosti.
Obsah správy
Správy pokladníka môžu byť jednoduché alebo zložité v závislosti od požiadaviek predstavenstva a potreby správnej rady pri plnení jeho zodpovednosti za riadenie záležitostí organizácie. Malé organizácie by mohli len požiadať pokladníka, aby si prečítal bilančnú bilanciu od posledného stretnutia a aktuálnu bilanciu banky, čo členom predstavenstva umožňuje pýtať sa na akékoľvek významné rozdiely. Väčšie organizácie môžu požiadať o podrobné finančné správy, vysvetlenia veľkých transakcií a prognózy pre nadchádzajúci štvrťrok. Čím viac rada má kontrolu nad svojimi finančnými prostriedkami, tým menej informácií môže potrebovať na zasadnutiach správnej rady. Napríklad, ak správna rada vymenuje pokladníka, má finančný výbor a najme výkonného riaditeľa zodpovedného za správu účtovníka, plná rada nemusí pri každej schôdzi podrobne preskúmať finančné prostriedky organizácie.
