Mzdový systém poskytuje médium potrebné pre zamestnávateľa na spracovanie miezd. Pokiaľ má mzdový systém uspokojivú mzdovú náročnosť zamestnávateľa, môže tento mzdový systém použiť akýkoľvek systém, ktorý chce.
Manuálny
Manuálny mzdový systém by sa mal zvoliť po dôkladnom prerokovaní. Tento systém vyžaduje, aby mzdová osoba spracovala celý mzdový list ručne; zvyšuje pravdepodobnosť chýb. Zamestnávatelia by mali ísť s manuálnym mzdovým systémom len vtedy, ak majú len málo zamestnancov. Vzostupom tohto systému je, že je nenákladné ho realizovať.
Zamestnávatelia si môžu kúpiť štandardné časopisy zo stacionárneho obchodu a zamest- nancov ich dokončiť. Zamestnávateľ môže vykonávať mzdové a daňové výpočty na kalkulačke, ručne písať výplatné pásky / zaplatiť peniaze alebo používať písací stroj a uchovávať údaje o výplatnej listine v odkladacích schránkach. Napriek tomu sa pokúšate používať tento systém, ak nie ste oboznámení s zákonmi o mzdách, alebo ak je mzdový príkaz príliš veľký, môže viesť k nepresnému výplatu a daňovému spracovaniu.
In-house Computerized
Vnútropodnikový počítačový systém je životaschopnou alternatívou, ak chce zamestnávateľ odstrániť manuálne spracovanie miezd. Tento systém zahŕňa použitie mzdového softvéru, ako sú napríklad Z-Pay, Ultipro a QuickBooks, ktoré dokážu ukladať údaje o mzdách na účely dodržiavania záznamov. Vypočítava mzdy a zrážky na základe zadaných údajov. Napríklad mzdová osoba vstúpi do zamestnaneckého stavu, pracovného stavu a príspevkov do mzdového softvéru. Mzdový softvér má federálne a štátne zrážkové tabuľky v systéme a vykonáva výpočty.
Tento systém vyžaduje od zamestnanca, aby investoval a spravoval mzdový softvér. V závislosti od zložitosti softvéru môže personál mzdy vyžadovať rozsiahle školenie. Ak je mzdový výkaz malý, môže spracovať spracovanie miezd jediný výplatný pracovník. Ale ak je mzda veľká, s tisíckami zamestnancov, zamestnávateľ by musel najať plný mzdový personál, ktorý môže zahŕňať mzdový úradník / asistentka, mzdový špecialista, vedúci mzdového agendy a manažér mzdy. Tento systém môže byť pre zamestnávateľov nákladný.
externe
Outsourcing výplatnej listiny poskytovateľovi mzdových služieb je pre zamestnávateľov často nákladovo efektívnou a časovo úspornou alternatívou. Mzdové služby majú profesionálov v oblasti miezd, ktorí spracúvajú mzdové účty klientov vrátane priamych platieb, živých šekov a spracovania W-2. Zamestnávatelia zaplatia paušálny poplatok za túto službu, čím sa eliminuje potreba platiť platy a prínosy zamestnancov na pracovisku. Zamestnávatelia sa navyše nemusia zaoberať problémami s mzdovými programami. V konečnom dôsledku outsourcing mzdy poskytuje zamestnávateľovi čas na zamerať sa na iné povinnosti.
Mnohí poskytovatelia mzdových služieb ponúkajú online mzdové riešenia, ktoré umožňujú zamestnávateľom prístup k údajom o mzdách zamestnancov a mzdových registroch online. Okrem toho mzdové služby zvyčajne ponúkajú klientom rôzne spôsoby prenosu mzdových hodín za každé platobné obdobie, napríklad faxom, e-mailom alebo online.
Nevýhodou outsourcingu je, že ak zamestnanci majú obavy z miezd, okamžitá pomoc nemusí byť k dispozícii. Okrem toho, keď mzdová služba spôsobuje určité chyby v dani z miezd, IRS penalizuje zamestnávateľa, nie mzdovú službu. Niektorí zamestnávatelia preto zamestnávajú správcu miezd priamo na mieste, ktorý pracuje ako kontaktný zástupca pre mzdovú službu a zamestnávateľa.
