Podniky, cirkvi a mnoho ďalších typov organizácií používajú formuláre preplácania ako spôsob sledovania výdavkov a vykonávanie platieb pracovníkom alebo dobrovoľníkom za vzniknuté výdavky. Keď zamestnanci alebo dobrovoľníci vykonávajú rôzne činnosti alebo nakupujú dodávky na účely organizácie, vo všeobecnosti sa za vynaložené peniaze splácajú. S cieľom sledovať tieto výdavky a zaistiť, aby správne osoby dostali za nich platbu, vyžadujú, aby všetci ľudia v prípade potreby vyplnili formulár na úhradu.
Použite tabuľkový program na vytvorenie formulárov na úhradu. Vytlačte formulár na hlavičkový list spoločnosti.
Vytvorte miesto pre meno, telefónne číslo a adresu osoby, ktorá požaduje vrátenie platby.
Zadajte dátum, kedy bol výdavok vynaložený. Ak výdavky pokrývajú niekoľko dní, všetky príslušné dátumy sa nachádzajú v tomto stĺpci alebo riadku.
Nechajte prázdne miesto na opis účelu výdavkov, ako napríklad obchodné cesty, zásoby zakúpené na projekt alebo pracovné stretnutie počas obeda.
Ponechajte niekoľko riadkov pre daný druh nákladov. Zahrňte polia pre bežné výdavky, ktoré vaša organizácia často zažíva, napríklad potraviny, zásoby alebo plyn.
Ponechajte riadky pre čiastku vedľa typu výdavkov. Niekoľko riadkov pre typ a čiastku umožní vrátenie žiadosti o viac výdavkov v rovnakom formulári.
Ponechajte riadok podpisu. Uveďte, že uprednostňujete, aby kópia potvrdenia bola pripojená aj k formuláru.
