Každá firma, ktorá predáva produkt, má inventár. Produkty musia mať presnú cenu, aby maximalizovali zisky a boli konkurencieschopné voči konkurentom na trhu. Za týmto účelom musí byť známa hodnota výrobkov a náklady na ich výrobu. Tu je pohľad na dve metódy na zaznamenávanie a sledovanie týchto dôležitých informácií - večné a periodické inventarizačné systémy.
Inventár definovaný
Väčšina si myslíte, že zásoby sú zásobami položiek, ktoré sú ponúkané na predaj. Aj keď je to pravda, inventár je tiež názov pre rôzne účty, v ktorých účtovník alebo účtovník zaznamenáva tieto informácie. Obchodník, ktorý kupuje hotové výrobky a predáva ich, môže mať relatívne jednoduchý inventarizačný systém; výrobcovia budú mať oveľa viac účtov, aby sledovali hodnotu prebiehajúcej práce a hodnotu surovín používaných vo výrobnom procese.
Systém priebežného inventára
Pri trvalom inventarizačnom systéme sa všetky transakcie zaznamenávajú do inventárneho účtu tak, ako sa to deje. Zostatok na účte odráža inventár, ktorý je k dispozícii v každom okamihu. Fyzické oneskorenie pri zaznamenávaní transakcií je všetko, čo oddeľuje zostatok v účte od reálneho času. S technologickými riešeniami, ako sú skenery na mieste predaja, môže byť toto oneskorenie veľmi malé. Keďže počet inventárov a ich hodnoty sú udržiavané neustále, pri trvalom systéme sa nevyžaduje fyzický počet zásob.
Periodický inventárny systém
Pravidelný systém využíva viacero účtov na zaznamenávanie predajov, nákup nových produktov a návratov zákazníkov, medzi inými. Tieto účty sa udržiavajú až do konca obdobia inventarizácie - čo môže byť mesačný, štvrťročný alebo iný časový rámec určený spoločnosťou - potom zosúladené s inventárnym účtom. V tom čase sú transakčné účty vynulované pri príprave na nasledujúce obdobie inventarizácie. Pravidelný systém inventarizácie tiež vyžaduje fyzický počet zásob na konci obdobia. Akékoľvek potrebné úpravy účtu inventára sa vykonajú a obdobie je dokončené.
Regulačný dohľad
Inventár je aktívum, rovnako ako hotovosť a nehnuteľnosť. Rovnako ako ostatné aktíva, inventár môže byť manipulovaný bezohľadnými manažérmi. Zákon Sarbanes-Oxley z roku 2002, prijatý v reakcii na verejné účtovné škandály tej doby, kodifikoval požiadavku, aby informácie vydané spoločnosťou boli presné vo všetkých významných aspektoch. Firmy musia overiť, či existujúce vnútorné kontroly sú primerané a fungujú a či sú všetky finančné výkazy presné. Pokuty sa poskytujú za nedodržanie. Zákon vo veľkej miere obnovil dôveru v presnosť informácií dostupných potenciálnym investorom.
Ako si vybrať
Hlavným faktorom pri rozhodovaní o tom, či používať pravidelný alebo trvalý systém, je schopnosť spoločnosti zaznamenávať údaje o predaji tak, ako sa to stane. Technológia robí to viac ako predtým, tak veľa firiem sa rozhodne pre večný systém. Spoločnosť, ktorá z akéhokoľvek dôvodu nie je vybavená takýmto spôsobom, sa môže rozhodnúť pre pravidelný systém. V obidvoch prípadoch pravidlá upravujúce účtovanie zásob sú predmetom prevládajúcich zákonov a noriem účtovného priemyslu, ktoré sú v Spojených štátoch známe ako všeobecne uznávané účtovné zásady (GAAP).
