Mzdová politika popisuje mzdový proces, pretože sa týka správy platov, časomiera, mzdových plánov a spôsobov platenia. Dokumentované postupy zabezpečujú jasný a definovaný schvaľovací proces, účinné mzdové činnosti, dostupnosť formulárov a vhodné kontroly. Organizácia so zavedenou mzdovou politikou a postupmi môže zamestnancom zaručiť presnú a včasnú platbu miezd a miezd.
význam
Mzdy sú jednou z najväčších výdavkov v každej organizácii. Politika miezd zavádza interné kontroly a zostatky na kontrolu a ochranu týchto nákladov. Znižuje výskyt chýb a možnosť podvodu. Vo veľkých spoločnostiach má mzdový proces veľa času a zdrojov. Mzdové postupy vytvárajú efektívnosť v oblasti zberu času, spracovania dokumentov, zadávania údajov, platieb a vedenia záznamov. Začlenením automatizácie a pokroku v systémovej technológii môžu byť postupy nákladovo efektívne a ušetriť peniaze spoločnosti.
účel
Mzdová politika zaručuje, že zamestnanci budú vždy dostávať správnu mzdu v správnom čase. Zabezpečuje, aby spoločnosť dodržiavala federálne, štátne a miestne zákony, najmä tie, ktoré sa vzťahujú na dane, Medicare, sociálne zabezpečenie a spravodlivé pracovné normy. Dodržiavanie právnych predpisov pomôže spoločnosti vyhnúť sa sankciám. Mzdové postupy tiež podporujú realizáciu zavedených kompenzačných štruktúr a systémov, rozpočtov oddelení a dohôd o kolektívnom vyjednávaní.
Vlastnosti
Politika miezd definuje zodpovednosť a zodpovednosť zamestnancov miezd a manažérov. Pretože mzdy zahŕňajú dôverné informácie, politika musí špecifikovať úrovne prístupu a zabezpečenia. Tiež identifikuje školenie požadované rôznymi skupinami zamestnancov. Mzdové postupy podrobne opisujú proces, odkedy je zamestnanec najatý. Zahŕňajú mzdové činnosti a formuláre potrebné na spracovanie nových pracovníkov, zmeny zamestnania, aktualizácie informácií, špeciálne platby, zrážky, vykazovanie času a ukončenie.
dôležité informácie
Aby sa minimalizovalo riziko podvodu, mzdová politika musí zahŕňať vnútorné kontroly. Jednou formou kontroly je oddelenie povinností. Napríklad, ak sú dvaja zamestnanci zapojení do spracovania miezd, jeden by pripravil mzdové doklady, zatiaľ čo druhý by schvaľoval a schválil. Schvaľujúci orgán musí skontrolovať všetky informácie o mzdách a dovolenke. Iná skupina alebo oddelenie, ako napríklad účtovníctvo, môže auditovať mzdové transakcie. Mzdové postupy musia tiež chrániť dôvernosť informácií o mzdách a zabezpečiť, aby k nim mali prístup len oprávnené osoby.
zodpovednosť
Mzdové oddelenie je zodpovedné za riadenie toku miezd, aby sa zabezpečilo efektívne a včasné spracovanie miezd. Stanovuje mzdové plány a lehoty na predkladanie mzdových dokladov. Zamestnanci mzdovej jednotky priraďujú a kontrolujú prístup k informáciám v mzdovom systéme. Zadávajú informácie do systému a podľa potreby vykonávajú zmeny. Manažéri musia zabezpečiť, aby boli požadované doklady o mzdách vyplnené a postúpené v rámci stanovených časových línií. Zamestnanci sú zodpovední za kontrolu platieb a zrážok a poskytujú poradenstvo mzdovému oddeleniu o akýchkoľvek nezrovnalostiach. Mali by tiež aktualizovať svoje informácie.
