Z pojmu účtovníctvo slovo "pošta" znamená zaznamenať transakciu alebo úpravu správnych účtov, priraďovať debet na jeden účet a započítať úver inej. Vysielanie môže byť manuálna úloha, vykonaná iba na papieri. V dnešnom obchodnom svete sa však väčšina účtovníctva vykonáva v počítačoch. V tomto prípade "účtovanie" znamená zadanie transakcie do softvérového programu a následné uloženie transakcie tak, aby sa príslušné účty aktualizovali.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Základné chápanie princípov dvojitého účtovníctva
-
Pracovné znalosti účtovného softvéru
Základné účtovanie v účtovníctve
Zostavte všetky dokumenty, ktoré sa týkajú transakcií, ktoré sa majú odoslať. Bežne ide o faktúry od vašich dodávateľov, ktoré budú zverejnené na účtoch splatných, vaše faktúry vaším zákazníkom, ktoré budú odoslané do pohľadávok, alebo niekedy aj úpravy hlavnej knihy.
Určte účty, ktoré budú zaúčtované a pripísané na účet. Napríklad zaúčtovanie nesplatených dlhov dlhovaných inej strane, ako napríklad faktúra od vášho predajcu, bude účtovaný nákladový účet alebo majetkový účet a bude pripísaný úverový účet. Príklad: Zúčtovanie faktúry, ktorú dlžíte spoločnosti Acme Electricity za 10,00 dolárov, bude mať za následok nasledujúcu transakciu: Náklady na verejné služby (výdavkový účet) 10,00 a splatné debetné účty (záväzkový účet) 10,00 Úver
Ak odosielate transakciu manuálne, proces odosielania jednoducho znamená písanie čísel na stránkach účtu a aktualizáciu zostatkov na účtoch. Nezabudnite aktualizovať všetky pridružené účty.
Pre elektronické odosielanie sa prihláste do svojho softvéru a zadajte príslušný modul. Pre náš príklad bude modul pravdepodobne nazývaný Accounts Payable. Podľa vašich softvérových pokynov zadajte číslo účtu alebo názov pre účet výdavkov (Náklady na služby, pre náš príklad) a čiastku, ktorá sa má zaplatiť v príslušných poliach.Váš softvér vás tiež požiada o splatnosť platby. Môžete tiež zadať zľavnené podmienky, ak existujú. Tieto budú uvedené na faktúre, ak je to vhodné.
Pred odoslaním uložte svoje údaje a vytlačte predbežnú správu. Porovnajte zadané údaje s údajmi na faktúre a skontrolujte chyby. V prípade potreby vykonajte opravy zadaných údajov.
Keď ste si istí, že všetky vaše údaje sú zadané správne, vyberte vo svojom účtovnom programe možnosť odoslať údaje do účtov. Nezabudnite vytlačiť kompletné správy o údajoch, ktoré ste zaúčtovali pre vaše záznamy. Zobrazte údaje svojho účtu, aby ste sa presvedčili o správnosti vašich údajov.
Transakcie na pohľadávky sú účtované podobne. Zúčtované účty sú zvyčajne výnosový účet (výnos) a majetkový účet (buď pohľadávka alebo hotovosť). Príklad: Vaša faktúra za 200,00 dolárov za inštalatérske služby poskytnuté vášmu zákazníkovi bude zaúčtovaná nasledovne: Pohľadávky (majetkový účet) 200,00 dolárov Debit a príjmy z poskytovaných inváznych služieb (výnosový účet) 200,00 Sk
Tipy
-
Pri zaznamenávaní viacerých transakcií, ako napr. Stoh faktúr, napríklad spustite pridanú kazetu s údajmi o výške každej faktúry s celkovou sumou na konci. To vám pomôže pri kontrole vašich údajov o chybách pred odoslaním.
Výstraha
Transakcie uverejňované priamo vo vašej hlavnej knihe (nazývané aj všeobecný denník) sa nijako nelíšia od účtovných závierok alebo pohľadávok. Pri úprave účtov priamo buďte opatrní pri debetovaní a pripísaní kreditov správnym smerom. Bežnou chybou je účtovanie na účet, ktorý máte na mysli, a naopak nesprávne pripísanie účtu, ktorý chcete inkasovať. Tento druh vysielania chyby nie je ťažké opraviť, ale frustrujúce aj tak.
