Postupy kontroly dokumentov sú rozhodujúce pre spracovanie účtov splatných faktúr. Pomôžu vám zabezpečiť, aby ste správne zaznamenali všetky účty splatné faktúry do hlavnej účtovnej knihy a spracovali platby za faktúry včas. Písomný postup spracovania splatných účtov pomáha zmierniť chyby pri spracúvaní a zabrániť oneskoreným poplatkom za nedodržanie platieb včas.
Dátum - odtlačok faktúry
Osoba zodpovedná za otvorenie dennej pošty by mala odtlačkovať každú účtovnú závierku prijatú s aktuálnym dňom. Označenie dátumu vám umožňuje sledovať čas potrebný na zaplatenie faktúry vo vašej spoločnosti. Osoba s pečiatkou faktúr by mala zaznamenať akékoľvek významné časové rozdiely medzi dátumom vydania faktúry a dňom prijatia. Faktúry zasielané po niekoľkých týždňoch po generácii môžu byť potrebné rýchlo posunúť prostredníctvom procesu splatnosti účtov, aby sa predišlo oneskoreným poplatkom.
Kód faktúry
Zamestnanec zodpovedný za vytváranie alebo správu výdavkov zapíše kód faktúry na príslušný účet hlavnej knihy a porovnáva faktúru so zostávajúcim rozpočtom pre tento účet výdavkov. Ak účet hlavnej knihy bude po spracovaní faktúry presahovať rozpočtovú sumu, zamestnanec by mal obsahovať vysvetlenie prekročenia faktúry.
Získanie schválenia faktúry
Manažéri sú zodpovední za kontrolu a schvaľovanie všetkých faktúr, ktoré sú splatné v ich oblasti kontroly. Manažér kontroluje správnosť kódovania na faktúre a dôkladné vysvetlenie prekročenia rozpočtu. Manažér potom inicializuje faktúru a uvedie jej tak, aby správca vedel, že správca schváli faktúru za platbu.
Pripravte si kontrolu
Účtovník preverí faktúru, aby zabezpečil, že správne schválenia a vysvetlenia prekročení sú uvedené vo faktúre. Účtovník tiež skontroluje kódovanie na faktúre a spochybňuje akékoľvek kódovanie, ktoré sa zdá byť chybné. Keď je účtovník spokojný so schválením a kódovaním faktúry, pripraví šek na zaplatenie.
Pri obchodných kontrolách by mali byť zahrnuté dva kontrolné položky: kontrolný pult pre emitenta a kontrolný pult pre príjemcu. Kontrolný pult by mal obsahovať dátum faktúry, číslo faktúry a číslo obchodného účtu, ak mu predajca pridelil jednu. Kontrolný pult emitenta môže obsahovať kódovanie hlavnej knihy v prípade potreby. Vytvorte kópiu faktúry pre svoje vlastné záznamy a zošívajte kontrolný pult vydavateľa do hornej časti faktúry. Správa kópie faktúry na podporu nákladov v prípade auditu alebo účtovného výskumu.
